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Alexander Bollmann
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Fachkräfte/Führungskräfte perfekt an Bord nehmen und richtig integrieren: Ziele, die 5 Phasen, Prozesse, Onboarding-Management & praktisches Vorgehen in der Umsetzung.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umfasst deren Begrüßung, das Pre-Boarding und die professionelle Einarbeitung ins Unternehmen, ins Team und die neue Aufgabe mit deren Verantwortungen – von der Einstellung bis zur zielgerichteten Integration. Neben den fachlichen Aspekten geht es dabei auch um (unternehmens-)kulturelle und soziale Faktoren für einen optimalen Start, die Einfluss auf die Performanz und die Geschwindigkeit des ROI einer Fachkraft haben.
Der Onboarding-Prozess: Für den Onboarding-Prozess ist das Personalmanagement in Zusammenarbeit mit den Fachvorgesetzten verantwortlich. Entsprechende Maßnahmen und die Onboarding-Struktur gewährleisten, dass neue Fach- und Führungskräfte gut an Bord des neuen Unternehmens kommen und sich dort schnell zurechtfinden.
Onboarding mit Erfolg: Onboarding umfasst auch die Prozesse, die eine erfolgreiche Integration ins Unternehmen begleiten und eine gute Performance sicherstellen. Das Onboarding gilt als erfolgreich, wenn Neuzugänge die Einarbeitungsphase und Probezeit mit positiver Perspektive abschließen und sich beidseitige Erwartungen gegenseitig bestätigen: Sie haben sich ins Team und ins Unternehmen integriert und werden ihren Fachaufgaben und Verantwortlichkeiten erfolgreich, motiviert und loyal gerecht.
Fluktuationsfaktor Einarbeitung: Ohne professionelles Onboarding für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist die Einarbeitung oft ein Glücksspiel. Unternehmen ohne integriert umgesetzte Onboarding-Struktur für die neue Fachkraft gehen in den ersten 12 Monaten ein deutlich höheres Fluktuationsrisiko ein. Die höchste Fluktuationsquote in der Belegschaft haben Unternehmen dabei in den ersten 5 Monaten. Die Ursachen dafür liegen in der Regel auf Seiten des Unternehmens: Nach dem Faktor Mitarbeiterauswahl ist das Onboarding mit guter Einarbeitung der Hebel, der Aufmerksamkeit braucht.
2. Vorteile: Was bringt das Onboarding?
3. Die drei Ebenen für das Onboarding
4. Die fünf Phasen im Onboarding-Prozess
5. Der Prozess: Ein Onboarding-Plan aus der Praxis
6. Wie erstelle ich einen Plan für den Onboarding-Prozess?
7. Vom Wettbewerb abheben: Onboarden kreativ gestalten
Die beiden bergeordnete Ziele im Onboarding sind:
Gutes Onboarden gewährleistet, dass neue Mitarbeiter*innen dem Arbeitgeber gegenüber Loyalität aufbauen.
Dies wirkt sich positiv auf das Employer Branding (auch im übrigen Personal) aus und verhindert Kündigungen während der Probezeit. Durch effektives Onboarden senken Unternehmen ihre Fluktuationsrate deutlich.
Mit dem Abgang neuer Fachkräfte/Mitarbeiter*innen verliert ein Unternehmen die Ressourcen, die es in das Recruiting und die Einarbeitung einer Fachkraft investiert hat. Der Zeitaufwand ist vergebens und der wirtschaftliche Schaden immens. Kündigen neue Mitarbeitende ihrerseits in der Probezeit, ist auch die Reputation des Unternehmens und der Marke gefährdet. Viele negative Bewertungen auf Bewertungsplattformen wie kununu sind auf Fluktuationen während der Probezeit zurückzuführen.
Professionelles Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist
daher essenziell, denn das Unternehmen und die Marke positioniert sich
dadurch als attraktiver Arbeitgeber, unabhängig von der
Unternehmensgröße. Damit kann verhindert werden, dass
Arbeitsverhältnisse in der Probezeit oder sogar noch vor Arbeitsbeginn
scheitern.
Weitere Vorteile eines professionellen Onboarding-Prozesses sind:
Fachliche Integration
Neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen
Soziale Integration
Sie zu unterstützen, Kontakte zu Kollegen und Kolleginnen aufzubauen
Werteorientierte Integration
Die Unternehmenskultur und interne Prozesse näher bringen
Beim Preboarding stellen Sie vor Stellenantritt Informationen und Arbeitsmittel für den Neuzugang bereit und positionieren sich als attraktiver Arbeitgeber. Dabei beginnen Sie schon mit der Integration der neuen Fachkraft, um sie optimal zu motivieren.
Die Vorbereitung – das Preboarding – reicht von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase präsentiert sich das Unternehmen als professioneller Arbeitgeber, dem sein Personal am Herzen liegt: Neue Fachkräfte erhalten wichtige Informationen, Antworten auf offene Fragen und ein Einarbeitungsplan wird vorbereitet. Das Unternehmen trifft alle technischen, organisatorischen und kommunikativen Vorbereitungen, damit die neue Fachkraft vom ersten Tag an loslegen kann und integriert wird.
Im Bereich Kommunikation:
Fachbereich und Schnittstellenfunktionen werden frühzeitig über die Ankunft der neuen Fachkraft informiert
„Welcome“: Personalleitung und Führungskraft bzw. Geschäftsführung begrüßen die neue Fachkraft – eventuell mit Partner/ganzer Familie
Die neue Fachkraft lernt Kollegen, Ansprechpartner sowie Mentor/Buddy kennen
Die Führungskraft / HR erläutert den Ablauf des Onboardings
Die neue Fachkraft erhält einen Überblick über die sozialen Medien (LinkedIn/Xing/Facebook/…) und wird zur Vernetzung eingeladen
Das Unternehmen empfiehlt Fach- oder Brancheninfos jenseits des Unternehmens oder stellt sie bereit
Im Bereich der organisatorischen Maßnahmen:
Führungskraft, relevante Kollegen, Ansprechpartner und Schnittstellenfunktionen stellen für den ersten Tag und die erste Woche Termine mit dem Neuzugang ein
Die Führungskraft erläutert dem Neuzugang, wie das Onboarding in den nächsten Tagen und Wochen abläuft
Die HR-Abteilung oder das Team organisiert zur Begrüßung der neuen Fachkraft ein „Welcome-Package“: Blumen, Giveaways mit Employer-Branding
Die neue Fachkraft erhält eine Einladung zu relevanten Messen oder anderen Events, die vor dem ersten Arbeitstag stattfinden
Im Bereich der technischen Maßnahmen:
Arbeitsplatz möblieren und die technischen Voraussetzungen dafür schaffen
Telefon, E-Mail, Accounts, IT-Berechtigungen und dergleichen einrichten
Zeitkarten, Zugangskarten und Hausausweise vorbereiten
Rechtzeitig Firmen-Tablet bzw. -Smartphone und andere Arbeitsmittel beschaffen
Falls Personalberater oder Headhunter das Onboarding begleiten, ergeben sich informelle Möglichkeiten, die ersten Tage und Wochen zu reflektieren. Bietet die Personalberatung eine Bleibegarantie, sucht sie ohnehin den kontinuierlichen Austausch mit dem Neuzugang.
Personalberater, die schon Onboardings begleitet haben, können dem Unternehmen Feedback dazu geben. Sie beraten Unternehmen gerne zur Onboarding-Strategie, zu den Inhalten des Onboardings und der Onboarding-Struktur.
In der Orientierungsphase führen Sie den Neuzugang an neue Aufgaben heran und machen ihn mit Kollegen, Prozessen und Kultur des Unternehmens vertraut.
Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert bis zu drei Monate. Der Mitarbeiter wird in dieser Zeit in seine Rolle und Aufgaben eingeführt und lernt das Unternehmen, seine Geschäftstätigkeit, Prozesse und Organisation verstehen. Die neue Fachkraft lernt Kollegenkreis und Vorgesetzte kennen und macht sich mit Arbeitsabläufen und Tätigkeiten vertraut.
Der erste Eindruck ist entscheidend: Dies gilt auch beim Neuzugang. So sollte die Fachkraft vom ersten Tag an wissen, wie wichtig sie als Mensch ist. Daher gilt es, den ersten Tag besonders gut vorzubereiten:
Überlegungen für den ersten Arbeitstag:
Wer – neben der Führungskraft und HR– begrüßt die neue Fachkraft?
Wer begleitet sie auf ihrem Rundgang durchs Unternehmen und stellt sie den Kolleginnen und Kollegen vor?
Welche Formalien sind am ersten Arbeitstag zu erledigen?
Funktioniert die technische Ausstattung am Arbeitsplatz der neuen Fachkraft? Kommt sie damit zurecht?
Was ist am ersten Arbeitstag als Socializing im engsten Kollegenkreis geplant und wer nimmt daran teil?
In der Orientierungsphase ist das Onboarding besonders entscheidend. Die Führungskraft stimmt sich frühzeitig mit dem Neuzugang ab, wie er in bestimmten Situationen verfahren möchte. In den ersten Arbeitstagen erhält die neue Fachkraft den Einarbeitungsplan für die ersten Wochen und Monate:
Welche Meilensteine sieht der operative Einarbeitungs- und Onboarding-Plan vor und wann sollen sie erreicht werden?
Wann sind Feedback-Gespräche zum bisherigen Verlauf des Onboardings geplant, in denen auch die beiderseitigen Erwartungen geklärt werden?
In wöchentlichen Gesprächen spricht die Führungskraft mit dem Neuzugang über dessen Integration, Arbeitsbelastung und Unterstützungsbedarf. Dabei vermittelt die Führungskraft Sicherheit und beseitigt anschließend potenzielle Hindernisse
Welche Gespräche sind während der Probezeit geplant, um Leistung, Ergebnisse und Entwicklungsbedarf der Fachkraft zu erörtern?
Nach Ablauf der halben Probezeit ziehen Führungskraft und Neuzugang Bilanz. Vorhandenes Potenzial wird ggf. benannt und erforderlich Unterstützung gewährt
Tipp: Dokumentieren Sie als Führungskraft die Gespräche und die daraus abgeleitete Anpassung des Einarbeitungsplans
Damit die Integration einer neuen Fach- oder Führungskraft gelingt, sind regelmäßiges Feedback und ein starkes Zugehörigkeitsgefühl notwendig.
Nach den ersten drei Monaten beginnt die Integrationsphase, die bis zu 12 Monate dauert. Der Neuzugang erhält Gelegenheiten, selbst Initiative zu ergreifen und Aufgaben eigenständig umzusetzen. Das Unternehmen gewährt hierfür Unterstützung, z. B. durch Schulungen, Workshops und regelmäßiges Feedback.
Führungskraft und Neuzugang klären, wie sie das Onboarding sowie die Quantität und Qualität des bislang gemeinsam Erreichten einschätzen (ggf. anhand von KPI)
Einbindung ins „Ideen-Center“: Da sie noch den „Blick von außen“ haben, sind neue Mitarbeitende gute Ideengeber*innen für Effizienz- und Effektivitätsverbesserungen. Dieses Potenzial sollte das Unternehmen systematisch nutzen
Einschätzung und Vorschläge der neuen Fachkraft zum Unternehmen oder Bereich werden gewürdigt und konstruktiv aufgegriffen
Führungskraft und neue Fachkraft stimmen sich ab, wie der Stand der Einarbeitung und die Ergebnisse einzuschätzen sind. Dies vermeidet „Überraschungen“ und bietet die Gelegenheit, Potenziale und Hürden zu erkennen
Rückmeldung an die Personalberatung
War eine Personalberatung oder ein Headhunter beim Recruiting der Fachkraft/der Führungskraft beteiligt, sollte sie Rückmeldung erhalten. Dies dient der Qualitätssicherung und kann das Onboarding wirksam unterstützen.
In der Stabilitätsphase kann die neue Fachkraft durchstarten, Ideen umsetzen und Kritik üben. Eigenständig umgesetzte Aufgaben bieten die Möglichkeit, zu lernen und die Zusammenhänge zu verstehen.
In der Stabilitätsphase feilen Führungskräfte und neue Mitarbeitende gemeinsam an deren Talenten und Kompetenzen. In Workshops, Schulungen und bei Teambuilding-Events erweitert die neue Fachkraft ihr berufliches Netzwerk.
In dieser Phase stellt das Unternehmen höhere Ansprüche an die Performance. In Feedbackgesprächen formulieren Führungskraft und Neuzugang Perspektiven und Potenziale:
Wie ist die Performance zu bewerten? Wurden die Erwartungen erfüllt?
Wo liegen die Leistungsgrenzen? Wo gibt es Entwicklungsbedarf?
Welche Potenziale gibt es? Was erwartet das Unternehmen? Welche Meilensteine soll die Fachkraft erfüllen? Hatte das Unternehmen beim Recruiting einen Headhunter verpflichtet, sollte es Feedback von diesem einholen
Nach Ablauf der offiziellen Probezeit endet auch der formelle Onboarding-Prozess. Laden Sie den neuen Mitarbeitenden dazu ein, die letzten 6 Monate zu reflektieren. Besprechen Sie gemeinsam die Dynamiken, Erwartungen und das bisherige Onboarding konstruktiv
Auch wenn das „formelle“ Onboarding in der Regel mit gegenseitig bestandener Probezeit als beendet gilt, hört es an diesem Punkt nicht auf. Ähnlich wie bei einem Umzug in eine neue Wohnung, bei dem wir uns i.d.R. erst nach einem Jahr richtig eingerichtet und eingelebt haben, verhält es sich in einem neuen Arbeitsumfeld. In vielen Bereichen der Arbeitswelt dauert es bis zu einem Jahr, bis alle – auch nie kommunizierten – Instrumente umfänglich und komfortabel genutzt werden. So lange dauert es auch, bis neue Mitarbeiter*innen die „roten und grünen Knöpfe“ auch zwischenmenschlich und organisatorisch im Detail kennen.
Auch nach dem formellen Ende von Probezeit und Einarbeitung geht das Onboarding weiter. Die Führungskraft sollte obligatorische Monats- und Jahresgespräche führen und die Bindung des neuen Mitarbeitenden festigen. Beide sollten sich zu folgenden Punkten abstimmen:
Welche Maßnahmen stehen für die weitere Kompetenzentwicklung an?
Was sollte die neue Führungskraft nach den ersten 12 Monaten erreicht haben?
Welche Möglichkeiten ergeben sich daraus?
Mit welchen Aktivitäten wird das klar strukturiert begleitet?
Was wünscht sich die neue Fachkraft? Wie sieht sie ihre längerfristige Perspektive?
Wie bewertet die integrierte Fachkraft das Preboarding und das Onboarding. Was lief gut? Wo gibt es Verbesserungsbedarf?
Die Gesamtverantwortung liegt vorrangig bei HR/Personalabteilung. Gibt es die nicht, ist die Führungskraft der Position gefordert:
Es sollte auf jede Positionsbeschreibung im Unternehmen ein „Onboarding-Plan /-Onboarding-Strategie" (für Position z.B. Senior Consultant)“ bestehen.
Dieser Plan muss zwingend mit dem Fachbereich erstellt werden, idealerweise mit bereits operativ aktiven Stelleninhabern.
Der Plan kann gemeinsam mit den Senior Mitarbeitern entwickelt werden (kennen alle Ecken), sowie auch mit Mitarbeiter*innen, die erst kurz in Unternehmen sind (was hättest Du Dir während Deiner ersten Zeit zusätzlich/anders gewünscht?)
Es muss ein zeitlicher und struktureller Plan sein:
Reviews mit der Führungskraft sollten in den ersten 8 Wochen mindestens wöchentlich stattfinden, Intervalle können dann (je nach Ergebnis) erweitert oder verdichtet werden.
Regelmäßig strukturierte Rückmeldung aus dem Fachbereich zur Leitungsebene, bzw. zur HR/Personalabteilung sind wichtig.
Die Pläne sollten mit Toleranzen versehen sein und wie folgt unterschieden werden:
Dokumentation wesentlicher Meilensteine (wer bewertet, was, bis wann?)
Der definierte Plan sollte vor jeder neuen Einstellung bereits in der Preboarding-Phase auf Aktualität geprüft und bei Bedarf in einem Onboarding-Prozess stets geupdatet sein.
Der Plan sollte mit Stellvertretern belegt sein, wenn ein Beteiligter zur Einarbeitung des neuen Mitarbeitenden nicht verfügbar ist; wer mach es dann? (damit im Krankheits- oder Urlaubsfall nicht auch noch die Einarbeitung neuer Kollegen leidet).
Kann das Onboarding mit „externen“ Instrumenten (z. B. ein Onboarding Coach außerhalb der eigenen Organisation) begleitet und mit Qualität angereichert werden?
Das Pferd von hinten aufzäumen: Was komisch klingt, ist eine logische Konsequenz:
Unternehmen können gerade Berufserfahrene beim Preboarding kreativ fordern und sie in die Planung der eigenen Einarbeitung einbeziehen:
Anders sieht das Onboarding bei Start-ups aus oder wenn eine erfahrene Fachkraft neue Aufgaben übernehmen und das Know-how im Unternehmen erweitern soll. Hier ist ein Einarbeitungsplan für alle Onboarding-Phasen besonders wichtig:
Sie sind für den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen verantwortlich? Dann geben Ihnen die folgenden Fragen einige gute Anregungen:
Wie gut das Onboarding umgesetzt wird, hängt meist von der direkten Führungskraft ab. Zum Erfolg trägt aber auch die übergeordnete Priorität bei, die das Unternehmen der Einarbeitung neuer Fachkräfte einräumt. Die Onboarding-Struktur, die HR vorgibt, ist eher zweitrangig.
Für alle neuen Mitarbeiter*innen unabhängig von Aufgabenbereich und Hierarchieebene gibt es eine professionelle Onboarding-Strategie. Die Einarbeitung unterstützt somit das Personalmarketing, denn die Neuzugänge werben in ihrem Umfeld für den Arbeitgeber.
Das Unternehmen wirbt in Stellenausschreibungen für sein professionelles Onboarding. Dies ist auch für mögliche Kandidaten im Active Sourcing eine attraktive Perspektive und ein Motivationsfaktor.
Die professionelle Einarbeitung neuer Fachkräfte reduziert die Fluktuation im Unternehmen. Aufgrund guter fachlicher und persönlicher Integration gehen keine neuen Mitarbeiter*innen während der Probezeit.
Beim Onboarding behält die verantwortliche Führungskraft stets Strategie, Plan, Ziele und KPIs im Blick. Sie reflektiert gemeinsam mit der neuen Fachkraft den Prozess und fördert die fachliche Performance-Entwicklung. Sie sucht einen guten Austausch und trägt aktiv zur menschlichen/persönlichen Integration bei.
Gutes Onboarding bedeutet, dass bei jeder Stellenbesetzung oder bei neuen Funktionen die individuellen Parameter angepasst werden. Jede Stellenveränderung und jede Aufgabenveränderung einer Position bedeutet zwangsläufig auch eine notwendige Anpassung des Onboardings.
Zu einem guten Onboarding gehört, dass es im Hinblick auf Erfolg (neue Mitarbeiter*innen sind leistungsstark), Effektivität (weniger Fluktuation während der Probezeit) und Effizienz (neue Kolleg*innen erreichen die KPI zu 100%) reflektiert wird. Dabei sollte auch die Erfahrung der neuen Mitarbeiter*innen einfließen.
Ein professionell strukturiertes Onboarding bietet zahlreiche Vorteile. Es motiviert neue Mitarbeiter*innen von Anfang an, steigert ihre Effektivität und Identifikation mit dem Unternehmen und ist somit die Grundlage für eine langfristig erfolgreiche Stellenbesetzung. Zufriedene Mitarbeiter*innen empfehlen das Unternehmen eher weiter – meist werden Empfehlungen innerhalb der ersten 12 Monate Betriebszugehörigkeit geäußert.
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess zeichnet sich durch einen maßgeschneiderten Plan, klare Kommunikation, individuelle Betreuung, regelmäßiges Feedback und eine langfristige Begleitung aus. Dies gewährleistet eine strukturierte Einführung neuer Mitarbeiter*innen, fördert ihre Integration und Motivation sowie die langfristige Bindung ans Unternehmen.
Ein guter Onboarding-Plan wird durch eine strukturierte Planung erstellt, die auf die spezifische Position zugeschnitten ist und alle Phasen des Prozesses berücksichtigt. Dabei ist eine klare Kommunikation zwischen Führungskräften, HR und den neuen Mitarbeiter*innen entscheidend. Eine individuelle Betreuung und Unterstützung durch Führungskräfte, Kolleginnen und Mentoren/Buddies sollte gewährleistet werden. Zudem ist eine regelmäßige Evaluierung und Feedbackschleife wichtig, um den Plan kontinuierlich zu verbessern wie auch eine langfristige Begleitung über die Probezeit hinaus.
Ein Beitrag über Definition, Prozesse, Arten und Kanäle. Mit Praxisbeispiel, wertvollen Tipps und ein Ausblick in die Zukunft.
Mehr zu RecruitingAls Teilbereich des Personalwesens umfasst die Personalentwicklung alle Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung, Förderung und Entwicklung des Personals, einschließlich Führungskräfte und Führungsnachwuchs.
Mehr zur PersonalentwicklungPersonalmarketing umfasst alle internen und externen Maßnahmen eines Unternehmens, um sich als Arbeitgeber auf dem Bewerbermarkt sichtbar zu präsentieren.
Mehr zu Personalmarketing„Active Sourcing“, auch „Effective Sourcing“ genannt, ist ein strategisches Instrument für die proaktive Personalsuche.
Mehr zu Active SourcingFür Ihre Fragen stehen wir gerne unter den folgenden Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.
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