Personalberatung – alles, was Sie wissen müssen

Leistungsstarke Fach- und Führungskräfte sind der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Personalberater unterstützen Sie bei der Suche und Auswahl sowie beim Einsatz und in der Organisation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Personal und Beratung: Wir zeigen, was Ihnen eine Personalberatung bringt und wie Sie die Richtige finden.

Kurz & knapp

Was ist eine Personalberatung?

Die Personalberatung BOLLMANN EXECUTIVES GmbH unterstützt Unternehmen und andere Organisationen in deren Auftrag bei der Suche und Auswahl qualifizierter, häufig sehr spezialisierter Fach- und Führungskräfte. Die Personalberatung hilft auch dabei, die Recruitment-Prozesse und die Recruitment-Qualität des Unternehmens zu verbessern.

Hoch performante Fach- und Führungskräfte sowie exzellent passendes Personal sind der ausschlaggebende Wettbewerbsvorteil in deutschen Unternehmen. Die Qualität im Recruitment und professionelle Beratung spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Personalberater sind Instrumente für Unternehmen, die den Unterschied machen können. Doch was ist Personalberatung und wie findet man den passenden Personalberater für das Recruitment? Qualität, Transparenz, Garantien, Expertise, Erfahrungen sind einige der wichtigsten Auswahlkriterien. In diesem Beitrag geben wir Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Personalberatung.

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Inhaltsverzeichnis
Auf einen Blick

Aufgaben einer Personalberatung in der Übersicht

Bei den verschiedenen Formen der Personalberatung haben alle eines gemeinsam: Sie verfolgen das Ziel, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten direkt anzusprechen. Dies gilt für den Bereich Executive Search oder auch Direktsuche ebenso wie für das Active Sourcing und das gezielte Headhunting.

Nur die Methoden und die Ebene der zu besetzenden Stelle unterscheiden sich:

Executive Search / Direktsuche – die Suche nach dem „C-Level“

Beim Executive Search suchen Personalberater nach geeigneten Führungskräften für die Vorstandsebene bzw. Geschäftsführung. Zu dieser sogenannte C-Ebene zählen CEO, COO, CFO, CIO sowie Managing Director bzw. Geschäftsführer oder Vorstände.

Headhunting – wir kennen unseren Wunsch-Kandidaten

Hinter dem Begriff „Headhunting“ verbirgt sich die Ansprache von Personen, deren Name und Funktion bekannt ist. Dabei werden gezielt Führungskräfte in bestimmten Branchen und auf bestimmten Funktionen angesprochen, um offene Positionen beim auftraggebenden Unternehmen zu besetzen.

Active Sourcing – der "Talent-Pool"

Beim Active Sourcing werden Spitzenkräfte proaktiv angesprochen, um einen Talent-Pool an künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufzubauen. So kann eine neue Vakanz schnell mit geeigneten Fach- und Führungskräften besetzt werden.

Weitere Möglichkeiten – die direkte Ansprache immer im Fokus

Manche Unternehmen beauftragen Personalberater damit, gezielt Kandidaten im Marktumfeld anzusprechen. Die Strategie für Suche und Ansprache richtet sich nach der Intention der Stellenbesetzung, behält aber auch Person vs. Position im Blick. Dies ist etwa der Fall, wenn ein Unternehmen einen neuen Bereich auf- bzw. ausbauen möchte, um seine Marktposition zu verbessern.

Onboarding – mit Vertragsunterzeichnung ist noch nicht Schluss

Auch die Begleitung im Onboarding der platzierten Fach- und Führungskräfte sollte unterstützt werden. Gute Personalberater begleiten ausgewählte Kandidaten wie auch die Führungskräfte des Unternehmens proaktiv während der Einarbeitungsphase. So lassen sich frühzeitig nicht nur Verluste während der Probezeit vermeiden und die Einarbeitung beschleunigen. Auch eine schnelle Performance-Entwicklung des neuen Mitarbeiters und eine fundierte Integration in das neue Umfeld werden so sichergestellt.

Prozessberatung zum Recruiting – professionelle Unterstützung für neue Mitarbeiter

Unternehmen, die bereits Active Sourcing betreiben oder ein eigenes Bewerbermanagement haben und dieses optimieren möchten, werden professionell beraten. Die Beratung umfasst die gesamte Prozesskette von der Stellenbeschreibung über die Bewerberkommunikation, den kompletten Recruiting-Prozess, das Bewerbermanagement und die Bewerbungsgespräche bis hin zum Coaching für Einstellungsgespräche.

Eine Übersicht zur gezielten Ansprache von Führungskräften finden Sie hier

Keine guten Bewerber

Wann wird eine Personalberatung benötigt?

Es gibt viele Gründe, eine Personalberatung hinzuzuziehen. Manche Unternehmen sind mit Qualität und Quantität der über herkömmliche Wege eingehenden Bewerbungen nicht zufrieden, andere möchten Positionen strategisch besetzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Im Folgenden sind typische Szenarien aufgeführt, in denen Unternehmen von der Zusammenarbeit mit einer Personalberatung profitieren:

  • Unzureichende Anzahl und mangelnde Qualität der Bewerberinnen und Bewerber
  • Suche nach einem leistungsorientierten Spezialisten
  • Ausbau eines Wettbewerbsvorteils durch die optimale Fach- oder Führungskraft
  • Langfristige Verpflichtung der besten Kandidatinnen und Kandidaten in ihrem Bereich
  • Unterstützung der Personalberatung als „verlängerte Werkbank“ im Sinne des Business Process Outsourcings (BPO)
  • Optimierung und Professionalisierung bestehender Recruiting-Prozesse

Die Leistungen einer Personalberatung werden mit wachsender Komplexität im innerbetrieblichen sowie außerbetrieblichen Umfeld immer häufiger in Anspruch genommen. Außerdem können Unternehmensressourcen durch die Ausgliederung der Personalsuche und -auswahl besser genutzt werden. Zudem spielen die Neutralität, Diskretion und der Imageschutz für die Firmen eine wichtige Rolle. Ein weiterer Vorteil ist die Fehlerreduktion bei der Mitarbeiterauswahl, den die höhere Objektivität der Personalberatung bietet. Diese Professionalisierung liegt beispielsweise in einer strukturierten Bedarfsanalyse und einer fachlichen und persönlichen Kompetenzprofilsetzung. Solche Personalberater waren oft in früheren Berufen selbst in ähnlichen Tätigkeiten aktiv. Der besondere Vorteil dieser Vorgehensweise liegt in der qualitativ hohen Übereinstimmung der Kenntnisse und Erfahrungen der Kandidatin bzw. des Kandidaten mit den Anforderungen der Position. Durch dieses präzise Vorgehen werden die erforderlichen Einstellungsgespräche minimiert und der Zeitaufwand reduziert.

Der Wettbewerbsvorteil

Warum eine Personalberatung engagieren?

Die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Personalberatung bietet viele Vorteile. So kann sie Unternehmen durch die Besetzung einer offenen Führungsposition zu einem echten Wettbewerbsvorteil verhelfen und garantiert neben der Besetzung auch den Verbleib der neuen Einstellung.

Bei der Suche nach den geeigneten Fach- und Führungskräften gehen Personalberater über den Markt der aktuell verfügbaren Bewerberinnen und Bewerber hinaus: Sie recherchieren nach geeigneten Kandidaten, sprechen die besten gezielt, direkt und diskret an, qualifizieren nach dem Anforderungs- und Persönlichkeitsprofil und motivieren sie zum Wechsel. Tatsächlich kommt eine Vielzahl der Personalbesetzungen eben nicht aus dem aktuellen Bewerbermarkt, sondern dem Direct Search.

Ein wesentlicher Vorteil der Personalberatung ist der intimere, diskretere und vertraulichere Zugang zu Kandidatinnen und Kandidaten. So müssen sich diese beim Wettbewerber des aktuellen Arbeitgebers nicht mit einer Bewerbung „outen“, sondern können bis zur Platzierung diskret „inkognito“ bleiben. Die besten Fach- und Führungskräfte vertrauen sich eher der Beratung eines erfahrenen Headhunters an, wenn es um die eigene Karriereentwicklung geht. Unternehmen, die mit Personalberatern arbeiten, profitieren von deren sehr guter Vernetzung mit High-Performern.

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Qualitätsmerkmale

Wie wähle ich eine gute Personalberatung aus?

Das Angebot an Personalberatungen ist groß, allerdings können Ansätze und Qualität dieser Dienstleistung stark variieren. Doch es gibt einige Kriterien, an denen Unternehmen und andere Organisationen eine professionelle Unternehmensberatung erkennen.

Was sind die wesentlichen drei Faktoren für eine wirklich gute Personalberatung und warum?

1. Erfahrung:
Ein guter Personalberater sollte eine eigene gesetzte Personalentscheidungskompetenz haben, daher diese auch als eigene und erwiesene Erfahrung mitbringen. Erst wenn er über Jahre seine eigenen (natürlich auch fehlerbehafteten) Erfahrungen in der Personalarbeit, der Begleitung und Führung von Menschen, in der Leitung von Teams, Bereichen und Unternehmen gemacht hat, ist er in der Lage, seinen Auftraggeber professionell zu beraten.

2. Kompetenz:
Es hilft eben nicht, einfach nur mit einem Stellenprofil bzw. einer Stellenausschreibung durch die Lande zu ziehen und diese Menschen anzudienen, die eventuell geeignet sein könnten. Gute Beratung braucht die richtigen Methoden. Das beginnt schon beim Briefing zu einer Positionsbesetzung, geht über Interviews mit allen Beteiligten bis hin zum Eintauchen ins Unternehmen des Auftraggebers. Damit ausnahmslos alle Entscheidungsfaktoren und Schnittstellen auch wirklich bekannt sind.

3. Verantwortung:

Ein guter Personalberater versteht sein Mandat und geht es auch in der Tiefe so an, als wäre er selbst in der Besetzungsverantwortung. Das geht nur auf partnerschaftlicher Augenhöhe mit dem Auftraggeber. Schließlich wird der Berater keine Massen an nicht passenden Kandidatinnen und Kandidaten präsentieren und damit seinen Auftrag mit Unterzeichnung der Verträge als beendet betrachten.

Mehr zu professioneller Personalberatung

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Mehr zu professioneller Personalberatung

Seriöse Personalberater sind mit den Unternehmen ihrer Mandanten und den Kriterien einer optimalen Stellenbesetzung bestens vertraut, einschließlich Soft Skills, Hard Skills, Qualifikationen und Erfahrung. Bei der Auswahl der richtigen Personalberatung sollten Unternehmen darauf achten, dass die Personalberater ins Unternehmen kommen, ein Gespräch mit der für die Stelle verantwortlichen Führungskraft führen und auch kritische Fragen stellen.

Zur professionellen Personalberatung gehört ein schriftliches Briefing, in dem die Anforderungen an Stelle und Kandidaten festgehalten wird. Auf dieser Basis entwickeln versierte Personalberater individuelle Such- und Anfragestrategien und liefern ihren Mandanten regelmäßig transparentes Reporting zur Suche, am besten wöchentlich.

Unternehmen sollten sich zudem genau erkundigen, wie die Personalberatung arbeitet. Üblich ist die Zusammenarbeit von fünf bis sechs Beratern. Dadurch lassen sich Synergien nutzen und bei Bedarf kann der Ausfall eines einzelnen Personalberaters kompensiert werden. Alle Berater sollten mindestens zehn bis fünfzehn Jahre Erfahrung mit Personalentscheidungen mitbringen und selbst Spezialisten in ihren Bereichen sein, etwa im Hinblick auf die Aufgaben, das Tätigkeitsfeld oder die Branche der zu besetzenden Position.

Gute Personalberater haben ein transparentes Preismodell, das nicht rein auf dem Erfolg basiert. So wird vermieden, dass Kandidaten von einem Projekt zum anderen weitergereicht werden, anstatt sie individuell und zielgenau anzusprechen. Stattdessen spiegelt sich im Honorar sowohl der Aufwand als auch das erzielte Ergebnis wider. Auch sollte die Personalberatung die Stellenbesetzung garantieren und sogar eine Bleibegarantie für die durch sie platzierte Führungskraft bieten. Damit verpflichtet sie sich, eine Stelle kostenlos nachzubesetzen, falls die Führungskraft wider Erwarten nicht im Unternehmen verbleibt.

Entscheidungsfrage

Wann reicht eigenes Recruitment, wann ist eine Personalberatung sinnvoll?

Eigenes Recruitment ergibt dann Sinn, wenn für eine Vakanz durch eine Stellenausschreibung mindestens 80 Bewerbungen eintreffen, von denen dann zehn fachlich passen (Hard Skills: Qualifikation, Kompetenz, Erfahrungen,) fünf zu einem Interview eingeladen werden und schließlich drei Favoriten zur Auswahl stehen, die sich kompromisslos (!) und auch persönlich (Soft Skills) eignen; dann ist externe Unterstützung nicht notwendig. Eine gute Personalberatung kann in dieser Situation noch helfen, Effizienz und Effektivität zu steigern.

Externe Unterstützung ist zu empfehlen bei geringerer Bewerberanzahl, Kompromisseinstellungen in der Vergangenheit, wenn mehr als eine Fluktuation in der Probezeit im Unternehmen besteht oder mehr als eine Annoncierung für eine Stellenbesetzung, bzw. länger als 3 Monate zur Stellenbesetzung benötigt wird: Dann besteht deutlicher Handlungsbedarf.

Onboarding Begleitung durch experten
Kosten

Was kostet eine Personalberatung?

Je nach Anforderungsprofil zwischen 20 und 40 % des Jahreseinkommens der zu besetzenden Position, abhängig von der individuell erforderlichen Vorgehensweise zur erfolgreichen Kandidatenplatzierung. In der Regel (bei seriös arbeitenden Personalberatungen) erfolgt die Berechnung in Dritteln: Ein Drittel und eventuelle Nebenkosten bei Auftragserteilung (dann beginnen auch die Aufwände für den Berater); ein weiteres Drittel, wenn (nach vorheriger Auswahl von „Favoriten“) selektierte Kandidaten auch zum Gespräch beim Auftraggeber eingeladen werden, und das letzte Drittel, sobald ein Arbeitsvertrag mit einem Kandidaten geschlossen wurde.

Unterschiede

Personalberatung und Personalvermittlung

Schwerpunkt der Personalberatung

Personalberater besetzen überwiegend Positionen im Segment der ausgebildeten Fachkräfte, Funktionen für Führungskräfte, im mittleren Management bis zu Top-Executive- oder Managementpositionen. Dabei arbeiten sie exklusiv für die jeweilige Position. Sie suchen geeignete Kandidaten per gezielter Direktansprache und begleiten individuell und vertraulich durch den kompletten Recruiting-Prozess. Dafür erhalten sie ein festes Honorar und übernehmen im Idealfall auch die kostenfreie Nachbesetzung im Garantiefall.

Die Rolle von Personaldienstleistern

Bei Personaldienstleistern – etwa Personalvermittlern, Lebenslaufmaklern und Zeitarbeitsunternehmen – steht die Vermittlung von Arbeitskräften einfacher Qualifikations- und Hierarchiestufen im Vordergrund. Diese Personaldienstleister arbeiten in der Regel nicht zwingend exklusiv für bestimmte Positionen. Sie suchen breit angelegt in Datenbanken und Onlinebörsen und können somit eine große Anzahl an Kandidatinnen und Kandidaten anbieten. Häufig werden sie nach Erfolg bezahlt.

Personalberatung und Personalvermittlung Experten im Dialog
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Im Überblick

Unterschiede interne vs. externe Stellenbesetzung

Extern – aktiv:

Bei der aktiven Suche nimmt die Personalberatung proaktiv Kontakt zu potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten auf. Manche Personalberater sind auf diese direkte Ansprache spezialisiert.

Intern – passiv

Im Gegensatz dazu umfasst die passive Suche das Schalten klassischer Stellenanzeigen und einen aus Sicht des Unternehmens passiven Bewerbungsprozess – der Bewerber meldet sich beim Unternehmen.

Mitarbeitergewinnung: Mehr als nur Gehalt und Titel

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Mitarbeitergewinnung: mehr als nur Gehalt und Titel

Die Instrumente zur Mitarbeitergewinnung sind eine unumgängliche Wachstums- und häufig auch Überlebensfrage für jedes Unternehmen. Neben Active Sourcing, Social- oder Mobile-Media Recruitment und Employer Branding wächst die Bedeutsamkeit der richtigen und jeweils passenden Vorgehensweise der Mitarbeitergewinnung drastisch. Denn für Fach- und Führungskräfte geht es in ihrem beruflichen Engagement nicht mehr nur um Titel und Gehalt: Die besten Mitarbeiter wissen um ihre Qualitäten und haben klare Vorstellungen dazu, was sie von ihrem Arbeitgeber, ihrem Chef, ihrem Umfeld und ihrer Tätigkeit erwarten. Findet ein Personalberater dann den Perfect Fit zu diesen Vorstellungen und Wünschen in einem anderen Unternehmen, wird der Jobwechsel gut vorbereitet vollzogen und die Kündigung ausgesprochen.

Im Vergleich

Personalberatung vs. Jobportal

Jobportal

Die Suche nach Mitarbeitern über ein Jobportal bietet dem Unternehmen ausschließlich akut suchende und aktuell aktive Bewerber, die genau in dem Moment der Veröffentlichung der Stellenausschreibung exakt diese Tätigkeit und (je nach Suchparameter) auch genau bei diesem Unternehmen suchen.

Personalberatung

Der Personalberater recherchiert im gesamten Marktumfeld ideal geeigneter Kandidaten/Kandidatinnen (unabhängig aktiver Bewerber) die bestgeeigneten, spricht diese aktiv und diskret an, qualifiziert die persönliche und fachliche Eignung. Dabei findet er individuelle Motivationstrigger, prüft die fachliche Kompetenz, diagnostiziert die Passgenauigkeit zwischen Menschen und Aufgaben. Als Personalberater motiviert er die ideal geeigneten Kandidaten/Kandidatinnen für ein Interesse an der Aufgabe und an dem Unternehmen, erstellt ein qualifiziertes Matchprofil (Exposé), bewertet dieses und bringt die bestgeeigneten Talente mit dem Unternehmen zusammen.

Definition

Personalberatung & Headhunting

Der Headhunter ist per Definition ein Spezialist im reinen Direct Search von Fach- und Führungskräften. Den Ursprung hat diese Tätigkeit im Recruitment (der gezielten Ansprache) von Leitungsfunktionen auf Vorstandsebene gefunden. Vorrangig also ausgelegt darauf, bestimmte und gezielt ausgesuchte Vorstände/Geschäftsführer/Persönlichkeiten von dem einen in das andere Unternehmens-Engagement zu bewegen. Daher auch der Anachronismus Headhunter/"Kopfgeldjäger". Weitere Details finden Sie im unserem Beitrag "Headhunting – Recruitment von Wunsch-Kandidaten"

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Der Headhunter ist per Definition ein Spezialist im reinen Direct Search von Fach- und Führungskräften. Den Ursprung hat diese Tätigkeit im Recruitment (der gezielten Ansprache) von Leitungsfunktionen auf Vorstandsebene gefunden. Vorrangig also ausgelegt darauf, bestimmte und gezielt ausgesuchte Vorstände/Geschäftsführer/Persönlichkeiten von dem einen in das andere Unternehmens-Engagement zu bewegen. Daher auch der Anachronismus Headhunter/"Kopfgeldjäger". Weitere Details finden Sie im Beitrag "Headhunting – Recruitment von Wunsch-Kandidaten"

Heute ist die Grenze zwischen Headhunting und Personalberatung eher eine fließende, zumal die Auslegung beider Tätigkeitsausrichtungen einerseits auf Beraterebene, anderseits auf der Bedarfsebene der Unternehmen im Allgemeinverständnis nicht immer eindeutig ist: Nicht jeder Personalberater beherrscht alle personalrelevanten Themenfelder, nicht alle Headhunter machen ausschließlich Headhunting. Da nicht nur der reine Bedarf an Fach- und Führungskräften, sondern die Qualität leistungsorientierter Mitarbeiter für die Unternehmen entscheidend ist, wird der Hebel externer und auf das Recruitment ausgerichteter Spezialisten vom Mittelstand genutzt.

Weiterführende Links:

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Häufig gestellte Fragen, FAQs
  • Was sind die Unterschiede zwischen Personalberatung und Personalvermittlung?

    Personalberater konzentrieren sich auf die Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften, während Personalvermittlung eher einfacher Qualifikations- und Hierarchiestufen abdeckt. Letztere schöpfen zumeist aus einem Pool an Kräften, die nicht nur exklusiv für ein Unternehmen arbeiten müssen, während die Personalberatung Active Search betreibt

  • Inwiefern kann eine Personalberatung das Recruiting optimieren?

    Die Personalberatung unterstützt Sie bei der Optimierung des gesamten Recruiting-Prozesses, einschließlich Stellenbeschreibung, Bewerberkommunikation, Bewerbungsprozess und Einstellungsgespräche. Auf diese Weise lassen sich Kompromissbesetzungen und länger bestehende Vakanzen vermeiden.

  • Wie wähle ich eine gute Personalberatung aus?

    Eine gute Personalberatung zeichnet sich unter anderem durch Erfahrung, Kompetenz und Verantwortungsbewusstsein aus. Es ist wichtig, nach Personalberatern zu suchen, die über langjährige Erfahrung und nachgewiesene Kompetenz in der Personalarbeit verfügen und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit anstreben.

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