Active Sourcing – die proaktive Personalsuche

Definition

Was ist Active Sourcing?

„Active Sourcing“, auch „Effective Sourcing“ genannt, ist ein strategisches Instrument für die proaktive Personalsuche. Dieses ist entweder im Personalwesen eines Unternehmens verankert oder ein externer Recruiter wird dafür engagiert. Active Sourcing umfasst die zielgerichtete Recherche, Ansprache und Rekrutierung potenzieller Mitarbeiter, vor allem von Fach- und Führungskräften. Unabhängig von offenen Stellen ist Active Recruiting für Unternehmen ein strategisches Instrument, um geeignete Talente für künftige Vakanzen zu gewinnen. Die entsprechenden Experten bezeichnet man als Active Sourcer.

Active Sourcing

Vorteile der proaktiven Personalsuche

Die Grundlage von Active Sourcing ist eine fundierte Recherche, um die besten potenziell geeigneten Kandidaten für die jeweilige Stellenbeschreibung oder für ein grundsätzliches Engagement im Unternehmen zu finden und zu überzeugen. Dabei nutzen Active Sourcer verschiedene Methoden und Strategien:

Die gezielte Kandidatensuche

Zu Beginn des Active Sourcing identifiziert die Personalabteilung oder der Recruiter externe Fach- und Führungskräfte mit den passenden Qualifikationen und Profilen. Ziel dabei ist, konkrete Positionen zu besetzen oder erwartete Vakanzen zu füllen, beispielsweise wenn sich abzeichnet, dass wichtige Spitzenkräfte bald in den Ruhestand gehen.

Die individuelle Kandidatenansprache

Haben HR oder Recruiter geeignete Kandidaten gefunden, kontaktieren sie diese und versuchen, sie für das Unternehmen zu gewinnen. Dies erfordert viel Kommunikations- und Verhandlungsgeschick, denn oft sind die optimalen Kandidaten nicht auf Jobsuche. HR und Recruiter brauchen einen langen Atem, um einen Talent-Pool für die Besetzung von Positionen aufzubauen, die durch die Verabschiedung von Spitzenkräften in den Ruhestand frei werden.

Die Vorgehensweise

Active Sourcing Methoden und Strategien

Recruiter nutzen verschiedene Methoden und Tools für das Active Sourcing. Dazu gehören die folgenden Vorgehensweisen:

Karriereseiten

Auf der Karriereseite ihres Internetauftritts präsentieren sich Unternehmen als attraktive Arbeitgeber, schreiben offene Stellen aus und erklären den Bewerbungsprozess. Sie bieten auch die Möglichkeit, sich direkt per E-Mail oder Online-Formular zu bewerben. Die Karriereseite eignet sich ideal, um im Rahmen des Active Sourcing einen guten Einblick ins Unternehmen, seine Kultur und seine Werte zu geben.

Talent-Pools

Insbesondere größere Unternehmen haben Datenbanken mit qualifizierten Bewerbern aus Initiativbewerbungen oder Stellenausschreibungen. Personaler und Recruiter können auf die bestehenden Verbindungen zurückgreifen, anstatt neue Stellen auszuschreiben. Dadurch sparen sie Kosten und Zeit.

Referral Sourcing

Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels greifen Unternehmen auf die persönlichen Netzwerke ihrer Mitarbeitenden zurück. Die Chancen sind hoch, darüber eine Person mit ähnlicher Qualifikation zu finden. Viele Unternehmen zahlen ihrem Personal bei erfolgreicher Vermittlung gefragter Fachkräfte sogar einen Bonus.

Profile Mining über Social Media

Recruiter nutzen Social-Media-Plattformen, um potenzielle Kandidaten anzuschreiben. Insbesondere Xing und LinkedIn bieten spezielle Funktionen für die Personalsuche. Aber auch Social-Media-Kanäle aus dem privaten Bereich, wie beispielsweise Facebook, Instagram und Twitter, werden immer stärker genutzt.

CV Database Search

Über die Datenbanksuche recherchieren Recruiter gezielt in den dort hinterlegten Lebensläufen, um möglichst präzise Informationen zu erhalten. Solche Datenbanken enthalten vollständige Lebensläufe, sodass Recruiter sehen, ob bestimmte Kandidatenprofile geeignet sind. Dieses Vorgehen spart Unternehmen viel Zeit.

Suchmaschinen und Boolesche Befehle

Mit Suchmaschinen wie Google, Bing oder Yahoo, vor allem aber auch auf Karriereplattformen wie Xing oder LinkedIn, können Recruiter gezielt nach Persönlichkeiten mit dem gewünschten Profil suchen. Um möglichst effizient relevante Suchtreffer zu erzielen, verwenden sie Boolesche Befehle. Dadurch können sie die Suche auf bestimmte Erfahrungen begrenzen oder bestimmte Eigenschaften ausschließen.

Stellenausschreibungen ohne Vakanz

Selbst auf Job-Portalen, Stellenbörsen und Karriereseiten von Unternehmen gibt es Stellenausschreibungen, die nicht mit einer aktuell offenen Position oder Stellenbesetzung verknüpft sind. Der Hintergrund kann die aktive Suche oder die Sammlung von Fachkräften, die für den künftigen Bedarf potenziell geeignet sind. Diese erhalten dann eine formelle und entsprechend formulierte Eingangsbestätigung zu ihrer Bewerbung und werden dann DSGVO-konform in die Kandidaten- oder Bewerberdatenbank aufgenommen. Sobald die entsprechende Position real zu besetzen ist, werden sie kontaktiert.

Karriere-Events

Nicht nur große Unternehmen suchen zunehmend den persönlichen Kontakt vor Ort. Vor allem in Bereichen, in denen sich ein Fachkräftemangel abzeichnet, suchen Firmen den direkten Kontakt. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass sie stärkere Bindungen aufbauen und geeignete Fach- und Führungskräfte persönlich überzeugen können.

Personal finden

Active Sourcing Kanäle

  • Social Media (LinkedIn, XING, Twitter, YouTube, Instagram, Facebook, uvm.)
  • Länderspezifische Business-Network Plattformen
  • Kununu
  • Blogs
  • Nischenforen
  • WhatsApp
  • Branchennetzwerke
  • Branchenmessen
  • Karrieremessen
  • Auch Mitarbeiter werden MA-Kanäle

Eine sehr gut Übersicht und noch viele weitere Kanäle finden Sie auf talention.de.

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Der sechs Schritte Plan

Active Sourcing Prozess

Das Active Sourcing ist ein strukturierter Prozess, dessen Schritte aufeinander aufbauen. Zu Beginn steht die Bedarfsanalyse, die über die unmittelbar zu besetzenden Positionen hinausgehen sollte. Active Sourcing ist ein geeignetes Instrument für Unternehmen, die Besetzung von Schlüsselpositionen strategisch zu planen und zu sichern.

1. Wunschkandidaten festlegen

Zunächst erstellt das Unternehmen – ggf. mithilfe eines externen Recruiters – das typische Profil des idealen Kandidaten oder der passenden Kandidatin. Wie sieht das Wunschtalent aus? Wen wollen Sie ansprechen? Welche Social Skills sind gefragt? Wie sieht der Perfect Fit für Ihren konkreten Geschäftsbereich oder Ihr Unternehmen aus?

2. Sourcing-Kanäle auswählen

Active Sourcing umfasst ganz unterschiedliche Methoden und Strategien. Daher sollte der Kanal bzw. die Methode gewählt werden, die zur gesuchten Stelle passt. Für die Suche nach Fachkräften und Führungspersönlichkeiten eignen sich XING und LinkedIn. Nachwuchstalente erreichen Unternehmen zunehmend über Facebook, Instagram und ähnliche Netzwerke.

3. Kandidatenansprache definieren

Sprechen Sie beim Active Sourcing die geeigneten Kandidaten authentisch an. Beachten Sie daher unbedingt den Kontext der zu besetzenden Position. Orientieren Sie sich dabei aber auch an der Unternehmenskommunikation, um ein stimmiges Bild Ihres Unternehmens zu vermitteln.

4. Suche vorbereiten

Für ein effektives Active Sourcing ist der Suchprozess besonders relevant: Bereiten Sie ihn gründlich vor, indem Sie verschiedene Methoden testen. Entwerfen Sie Texte für Ansprache, Kontaktanfragen, Reminder und Infos für Kandidaten. Zudem sollten Sie Ihre Ziele klar definieren: Wie viele Personen möchten Sie in einem bestimmten Zeitraum kontaktieren?

5. Passenden Kandidaten finden

Sie haben passende Profile gefunden? Dann recherchieren Sie das Verhalten der Wunschkandidaten im Internet. Wie bewegen sie sich im Cyberraum? Wo sind sie aktiv? Erst nachdem Sie viele Informationen gesammelt haben, planen Sie den erfolgreichen Erstkontakt.

6. Kommunikation und „Candidate-Experience“ aktivieren

Sie haben die Wunschkandidatin bzw. den Wunschkandidaten identifiziert? Dann folgt zunächst die individuelle Erstansprache – das „Warm-up“. Bauen Sie die Kommunikation um eine Story auf. Kommunizieren Sie mindestens einmal im Quartal, nutzen Sie dafür Unternehmens- oder Tätigkeitsnews, Geburtstag, Weihnachten, Firmenjubiläen und ähnliche Anlässe.

Zielgerichtet und strategisch

Wie funktioniert Active Sourcing?

Wie die Bezeichnung besagt, gehen Unternehmen beim Active Sourcing proaktiv vor: Sie erkennen den Bedarf frühzeitig und handeln zielgerichtet und strategisch. Denn nur mit Active Sourcing sprechen Sie als Unternehmen genau die Kandidaten an, die Sie mit einer Stellenausschreibung nie erreichen würden. Mit einem passiven Ansatz der Personalsuche erreichen Sie nämlich in der Regel nur aktiv Jobsuchende. Sie wollen jedoch die beste Fach- oder Führungskraft gewinnen – unabhängig davon, ob sie aktuell auf Jobsuche ist.

Zum passiven Kandidatenmarkt gehören Fach- und Führungskräfte, die sich in einem Beschäftigungsverhältnis befinden. Dennoch informieren sie sich zwischendurch immer wieder über den Markt und sind offen für neue Herausforderungen. Somit sind sie potenzielle Kandidaten.

Der aktive Kandidatenmarkt umfasst alle Personen, die auf Stellenausschreibungen antworten. Dies sind neben Jobsuchenden auch wechselwillige Fach- und Führungskräfte, die bereit für den nächsten Karriereschritt sind und deshalb eine neue Herausforderung schätzen.

Was bringt es mir?

Vorteile einer Active-Sourcing-Strategie

  • Verkürzung der Stellenbesetzung
  • Auf ungeplante Personalveränderungen kann schnell reagiert werden
  • Active Sourcing reduziert den Zeitaufwand der Mitarbeiterbeschaffung.
  • Kandidaten sind dem Unternehmen bekannt
  • Kostengünstige Rekrutierungsform
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Praxisbeispiel

Wie sieht Active Sourcing in der Praxis aus?

Die folgende Erfolgsstory illustriert dies anschaulich. Ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitern hatte aufgrund seiner ländlichen Lage stets nur wenige Bewerber. Die Besetzung von Stellen dauerte daher im Durchschnitt 5 ½ Monate.

Definierte Recruiting-Strategie
Deshalb entwickelte das Unternehmen eine Recruiting-Strategie. Das Augenmerk lag dabei auf Stellenbeschreibung, Definition und Bereichen, die schon unterbesetzt waren oder in denen Stelleninhaber demnächst in den Ruhestand gingen.

Klare Verantwortungsbereiche
Das „Active Sourcing“ lag im Verantwortungsbereich der Personalabteilung. In Gesprächen mit den Fachabteilungen machte sie sich ein Bild davon, wo und wie die Mitarbeitenden in den sozialen Medien aktiv waren, was sie in der Freizeit unternahmen. Außerdem arbeitete sie heraus, was die Tätigkeit und das Unternehmen angesichts seiner Personalentwicklungsstrategie besonders attraktiv macht.

Storytelling
Daraus leitete die Personalabteilung eine überzeugende Story ab, die sie in Fachbeiträgen und Unternehmensnews in entsprechenden Medien platzierte. Durch Calls-to-Action und Buttons für Likes, Kommentare oder die Möglichkeit, den Newsletter zu abonnieren, wurde die Interaktion mit Interessenten gefördert.

Dies trug dazu bei, einen Pool an passenden Persönlichkeiten aufzubauen. Über diese Datenbank erfolgte die Kontaktaufnahme mittels Newsletter mit Stellenangeboten. Zudem wurden Interessenten zu einem Vertrauensgespräch eingeladen, in dem sie erfuhren, wie der Job im Unternehmen konkret aussieht.

Der Talent-Pool
Durch diese Maßnahmen positionierte sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber, bei dem in absehbarer Zeit Positionen zu besetzen waren. Das Unternehmen signalisierte Interessenten, dass es den Jobwechsel selbstverständlich unterstützen wird, z. B. durch die Beteiligung an den Umzugskosten. Als konkrete Positionen frei wurden, konnte das Unternehmen schon auf vorgeprägte und interessierte Kandidatinnen und Kandidaten zurückgreifen.

Das Ergebnis 12 Monate nach Projektstart

Die Dauer der Stellenbesetzung verkürzte sich von 5 ½ auf 1 ½ Monate. Das Unternehmen baute einen Bewerberpool von 65 Kandidaten auf, die für die sieben zu erwartenden Vakanzen durch Ruhestand infrage kommen. Drei neue Beschäftigte wurden einen Monat vor dem Ruhestand dreier Fachkräfte eingestellt, sodass geordnete Übergabe und Wissenstransfer gesichert waren. Zwei Arbeitsverträge konnten mit einem Vorlauf von 3 Monaten ausgehandelt und unterzeichnet werden. Die Kosten personalbedingter Produktionsverzögerungen sanken um 48 %.

Fallstricke im Active Sourcing

Was sind typische Fehler?

  • Kurzfristige Denke: Active Sourcing ist kein Stellenmarketing
  • Langweilige Job-Newsletter
  • Datensammlung ohne Kommunikationsstrategie
  • News und Posts ohne persönlichen Ansprechpartner
  • Marketing und Personal agieren „abseits“, ohne die Fachabteilungen einzubeziehen
  • Gießkannenprinzip für alle Stellen. Wer mit der Gießkanne wertvolles Gut verschüttet, erwischt eben auch das Unkraut
  • Active Sourcing ist ein lebender Prozess; einmal initiiert muss er auch kontinuierlich (mind. jährlich) auf Aktualität geprüft werden
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Wann treten die Fehler meistens auf?

  • Wenn der Datensatz erhoben ist und kein guter Prozess für die Candidate-Experience und keine passende Strategie dazu definiert wurden (So entsteht eine „tote“ Datenbank).
  • Unter Zeit- oder Ressourcendruck und immer dann, wenn es keinen konkreten Verantwortungsträger und keine messbaren KPIs zur Erfolgskontrolle gibt.
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Fehleinschätzungen

  • Kostet nur Geld, ist nur etwas für Konzerne oder große Unternehmen.
  • ROI entsteht nach ca. 12 Monaten, ist i.d.R. jedoch mit der ersten Personalbesetzung, oder verkürztem Recruitment abgedeckt.
  • Einen Datensatz, den ich habe (aus Bewerbern) ist immer „gut“. Tatsächlich ist der Datensatz nach einem Jahr unbrauchbar, wenn es keinen „Zwischenkommunikation“ gibt.
  • Falsche Positionierung: Active Sourcing ist weder reine „HR“, noch reine „Marketing“-Angelegenheit: Alle Instrumente – von der Fachabteilung bis hin zur Leitungsebene – gehören zur Klaviatur eines gut abgestimmten Zusammenspiels, wie auch beim klassischen Recruiting.
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FAQ

Was sonst noch wichtig ist

  • Worauf sollte man beim Active Sourcing achten?
    • Exakte Projektvorbereitung, wie im Recruitment
    • Klare Zuteilung der Kommunikationsverantwortung
    • Aufbau einer Kommunikationsstrategie
    • Konsistenz in der Kommunikation
  • Praxistipps – Das bringt Ihnen kein Lehrbuch bei
    • Auch wenn alle technologischen Aspekte und Instrumente berücksichtigt werden, muss für den Erfolgshebel „ein Mensch bewegt“ werden, sich für die Tätigkeit und das Unternehmen zu begeistern. In diesem Moment muss von Mensch zu Mensch interagiert werden; dann reicht kein Newsletter mehr aus, kein Automatismus kann das erzeugen, dann baucht der Recruiter das „individuelle Gespür“ und die direkte, gute Kommunikation.
    • Viele Unternehmen verstehen „Active Sourcing“ als „Stellenmarketing“. DAS IST ES NICHT: Während man beim Stellenmarketing den (und zwar nur in diesem Moment) potenziellen „Bewerber“ möglichst zielgenau anspricht, agiert das Unternehmen beim Active Sourcing als „Bewerber um künftige Mitarbeiter“. Der Zielmarkt, die Kanäle und die Strategie dazu sind andere. Sie müssen konsequent durchgehalten, immer wieder überprüft und ggf. flexibel angepasst werden. Active Sourcing ist kein Arbeitgeber-Marketing. Dennoch sollte der HR-Bereich stets mit der Marketingabteilung zusammenarbeiten.
    • Ziel sollte sein, „Menschen mit Motivationsrelevanz“ zu gewinnen und nicht mit Langwierigkeiten oder unspezifischen News/Posts im Stil von „Rundschreiben“ zu langweilen.
    • Ihre Mitarbeiter sind motiviert und Sie haben eine charmante Unternehmenskultur? Dann laden Sie doch einmal Job- oder Unternehmensinteressierte zu Ihrer Firmenfeier oder zur Kaminrunde ein.
Der Autor

Alexander Bollmann | Gesellschafter & Geschäftsführer/ Management-Berater

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