Headhunter & Headhunting erklärt

Eine erfolgreiche Stellenbesetzung setzt voraus, dass der Headhunter gemeinsam mit dem auftraggebenden Unternehmen ein Profil des idealen Kandidaten erstellt. Darin werden die gewünschten fachlichen und professionellen Kompetenzen (Hardskills) sowie Persönlichkeit und Charaktereigenschaften (Softskills) berücksichtigt. Die Intention der Stellenbesetzung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle − sucht das Unternehmen einen Bewahrer, Veränderer, Entwickler oder Konsolidierer?

Fragen nach den Hardskills:

• Welche fachlichen Qualifikationen soll der Kandidat mitbringen?
• Auf welcher Ebene und in welcher Tiefe hatte der Kandidat bereits operative Verantwortung, welche Projekt- und Arbeitserfahrung hat er in welcher Ausprägung und welche Spezialisierung sollte er haben?
• Wird ein Kandidat mit internationaler Erfahrung gewünscht oder sollte er bestimmte Märkte aus der bisherigen Tätigkeit kennen?

Fragen nach den Softskills:

• Parameter zur Persönlichkeit: Welche Werte verkörpert der Kandidat mit welcher Ausprägung?
• Aus welchem Alterssegment sollte die Fach- oder Führungskraft kommen?
• Welche Kommunikationskompetenz, Teamfähigkeit und welches Verhalten in Stresssituationen werden gewünscht?
• Auf welche Unternehmenskultur trifft er?
• Mit welchen Schnittstellen hat er es in seiner Tätigkeit zu tun und welche Sensibilitäten gilt es zu berücksichtigen?
  

Fragen zur Intention der Stellenbesetzung:

• Welche Rolle soll der Wunschkandidat erfüllen? Hat er eine bewahrende Funktion, soll er Veränderungen durchsetzen, oder die Unternehmenskultur bei Führungskräften entwickeln?
• Benötigt das Unternehmen jemanden für das Changemanagement (einen Veränderer), das Business Development (einen Entwickler) oder für die Konsolidierung?

Der Personalberater/Headhunter führt dabei seinen Auftraggeber durch das Briefing und unterstützt in beratender Funktion auf Basis seiner Erfahrungen und seiner Expertise.

Sobald das Profil für den Wunschkandidaten steht, gilt es, den idealen Kandidaten aufzuspüren. Diese Phase des Headhuntings wird als „Research“, „Ident“ oder „Mapping“ bezeichnet. Der Personalberater sucht im eigenen Netzwerk, in internen und externen Datenbanken, Business-Netzwerken und sozialen Medien, nutzt aber auch digitale Tools, zum Beispiel für das „Web-Crawling“. Bei Bedarf arbeitet der Personalberater mit einem Executive-Researcher zusammen, der auf das Zielfeld spezialisiert ist.

Im Rahmen der Suche erstellt der Personalberater eine Liste mit Unternehmen, in denen geeignete Kandidaten vermutet werden. Diese werden im Hinblick auf interne Struktur und geeignete Führungskräfte analysiert, um anschließend Kontaktdaten und Erreichbarkeit zu ermitteln. Damit hat der Headhunter die Voraussetzungen für die nächste Phase des Headhuntings geschaffen.

Das hat zwei Vorteile

• Der Ident-Prozess erfolgt umfangreich besonders gründlich
• Die Suche kann mit hoher Geschwindigkeit abgewickelt werden
• Die im nächsten Schritt folgende Ansprache der Kandidaten ist effizizent und effektiv
  

Ist die Suche abgeschlossen, beginnt der Headhunter sehr diskret mit der Kontaktaufnahme zu möglichen Kandidaten. Dabei sollte er etwaige Konflikte mit dem aktuellen Arbeitgeber vermeiden. Zwar ist es gesetzlich statthaft, dass Headhunter potenzielle Kandidaten während deren Arbeitszeit ansprechen, allerdings sollte sich dies nicht negativ auf die Produktivität des Mitarbeiters oder des Arbeitgebers auswirken. Im Gespräch mit geeigneten Fach- und Führungskräften achtet der Personalberater darauf, ob Kandidaten wechselwillig sind und die Kriterien des Wunschprofils erfüllen. Durch Direktansprache bildet der Headhunter einen ausreichend großen Pool an möglichen Kandidaten.

Was ist, wenn der gewünschte Kandidat nicht wechselwillig ist?
Mögliche Motivationspunkte zu hören, zu spüren, herauszuarbeiten, braucht Erfahrung, das richtige Gespür und angemessene Sensibilität, sowie schlussendlich auch die respektvolle Akzeptanz, falls keine Gesprächs- oder Wechselbereitschaft zu erzeugen ist. Der Headhunter arbeitetet kontinuierlich an dem Kontaktprozess seines Zielpersonenkreises, bis er einen ausreichend großen Pool von ideal passenden (den zuvor definierten Kriterien entsprechenden) Kandidatenkreis zur Präsentation bei seinem Mandanten hat.

Was ist, wenn der gewünschte Kandidat nicht die definierten Qualifikationen hat?
Gleichzeitig ist nicht jede kontaktierte Person auch tatsächlich ausreichend qualifiziert oder geeignet. Beispielsweise kann sich bereits während des ersten Telefonats herausstellen, dass die Person zwar die gewünschten fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen mitbringt, aber kommunikative oder andere, (entsprechend der idealen Besetzung definierten) Defizite aufweist. Auch in diesem Fall muss der Headhunter die Suche fortsetzen.

Nach den ersten Gesprächen geht es in die Interviewphase, um die Kandidaten weiter zu qualifizieren. Daher bezeichnet man diesen Schritt beim Headhunting auch als Qualifizierungsphase. Hierzu gehören persönliche Treffen, die an neutralen Orten wie im Hotel, in angemieteten Büros oder in den eigenen Räumen der Personalberatung stattfinden.

Ziel des Headhunters in dieser Phase ist, die einzelnen Kandidaten kennenzulernen und deren Eignung anhand des Wunschprofils zu bewerten. Zudem bringt der Headhunter die Gehaltsvorstellungen und weitere Rahmenbedingungen in Erfahrung. Dabei macht er sich ein Bild der intrinsischen Motivation. In der Qualifizierungsphase prüft der Headhunter zudem den Background und die angegebenen Referenzen des Kandidaten.

Sämtliche Erkenntnisse des Headhunters fließen in einen vertraulichen Bericht ein. Dieser wird auch als „Confidential Report“, „Personal Paper“, „Candidate Letter“ oder Kandidaten-Profil bezeichnet

Dabei geht darum, den Kandidaten fachlich und menschlich exakt zu verstehen, Potenziale und individuelle Ausprägungen der Hard- und Softskills im Abgleich mit den Wunscherwartungen zu werten. Ein guter Headhunter hinterfragt und versteht die Ziele und Wünsche seines Gegenübers und berät ihn offen, konstruktiv-kritisch und ehrlich. Schließlich ist sein Ziel, die optimale Passgenauigkeit für beide Seiten, also für Unternehmen und Kandidat, zu erreichen. Da er als seriös agierender Headhunter auch den Onboarding-Prozess begleitet und seinem Mandanten auch eine Bleibe-Garantie bietet, liegt der Fokus auf eine tiefe und umfangreiche Analyse.

Aus den Kandidaten-Profilen wählt der Personalberater die Fach- und Führungskräfte, die am ehesten infrage kommen, und beschreibt und bewertet sie anhand der mit dem Mandanten erarbeiteten Kriterien. Anschließend präsentiert er dem beauftragenden Unternehmen die besten Kandidaten. Der Headhunter berät seinen Mandanten bei der Auswahl der Fach- und Führungskräfte, die er kennenlernen möchte.

Der Headhunter begleitet auch die Vorstellung der gewählten Kandidaten beim Mandanten. Beispielsweise initiiert und koordiniert er Termine, übernimmt die entsprechende Kommunikation und gibt individuelle Rückmeldung nach den Präsentationsterminen. Zudem begleitet er beide Seiten bei den weiteren Schritten.

Wurde die Stelle besetzt und ein Arbeitsvertrag unterzeichnet, ist der Auftrag des Headhunters formal erfüllt. Doch professionelle Headhunter begleiten auch in den folgenden 3-4 Monaten das Onboarding. So ist gewährleistet, dass sich die Erwartungen beider Seiten erfüllen. Die Betreuung während der Einarbeitung der gewählten Fach- oder Führungskraft trägt zum Erfolg der Stellenbesetzung bei und vermeidet, dass Kandidaten während der Probezeit abspringen.