Headhunter & Headhunting erklärt

Aufgaben und Tätigkeitsfelder des Headhuntings – warum brauche ich einen Headhunter? Und wie kann ich einen guten Headhunter finden? In unserem Ratgeber finden Sie die Antworten.

Kurz und Knapp

Was macht ein Headhunter?

Im Gegensatz zur klassischen Personalberatung mit umfassender Positions- und Marktanalyse zur Stellenbesetzung mit Besetzungsgarantie bedeutet „Headhunting“ im ursprünglichen Sinn, dass der Personalberater als Headhunter bestimmte Personen, deren Namen und/oder Funktionen bekannt sind, direkt anspricht. Dabei kontaktiert er gezielt bestimmte Fach- oder Führungskräfte, bzw. einen benannten Personenkreis in den jeweils relevanten Branchen. Gegebenenfalls fokussiert er sich dabei auf sogenannte Zielunternehmen und/oder bestimmte Funktionen, um sie für offene Positionen beim auftraggebenden Unternehmen zu gewinnen. In der Regel werden bei der Beauftragung zur garantierten Besetzung der Vakanz Instrumente aus der Personalberatung (mit umfassendem Market-Research) und der Direktansprache aus dem Headhunting kombiniert. Ein Blick hinter die Kulissen hilft:

Definition

Headhunter

Der englische Begriff Headhunter bezeichnet die gezielte Personalsuche durch Direktansprache. Dabei beauftragt ein Unternehmen den Personalberater, einen ganz bestimmten Kandidaten, dessen Name und/oder Funktion bekannt ist, für eine Position zu finden. Der Personalberater spricht diese Fach- oder Führungskraft direkt an, um sie für eine Vakanz zu gewinnen.

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Inhaltsverzeichnis
  1. Die Aufgaben eines Headhunters in der Übersicht
  2. Die Tätigkeitsfelder eines Headhunters
  3. Warum einen Headhunter beauftragen?
  4. Wie finde ich einen guten Headhunter?
  5. FAQs
In der Übersicht

Die Aufgaben im Headhunting

Zu den Funktionen gehören beratende und unterstützende Aufgaben im Recruiting, wie:

  • Beurteilung der Gegebenheiten (Arbeitsmarktsituation, Gehaltsmodelle, Bewerbersituation)
  • Profiling des gesuchten Kandidaten gemeinsam mit dem Unternehmen
  • Direktsuche, oder Direct Search, nach geeigneten Kandidaten
  • Potenzialanalysen und Beurteilung der Kandidaten
  • Beratung im Auswahlprozess
  • Kontrolle von Zeugnissen und Referenzen
  • Beratung und Moderation der Vertragsverhandlungen
  • Begleitung und Beratung des Kandidaten während der Probezeit (Onboarding) und gegebenenfalls Moderation bei Problemen
  • Im erweiterten Umfang: Beratung in Personalangelegenheiten, wie Personalentwicklung, Personalmarketing
  • Optional bei der Entwicklung von Strategien zu Organisationsentwicklung und der Personalarbeit
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Der Prozess

Die Tätigkeitsfelder eines Headhunters

Headhunting (mit Besetzungsgarantie) ist ein mehrstufiger Prozess.
Anhand festgelegter Kriterien sucht der Headhunter nach geeigneten
Fachkräften und spricht sie direkt an. Nach Kennenlernen und Vorauswahl werden dem Mandanten die besten Kandidaten vorgestellt. Nachhaltig und seriös agierende Headhunter begleiten nicht nur das intensive Recruitment, sondern auch das Onboarding der erfolgreich platzierten Fachkräfte. Das Headhunting umfasst dabei folgende fünf Phasen:

Personalmarketing Fakten aus der Praxis
Schritt 1

Die Analyse

Eine erfolgreiche Stellenbesetzung setzt voraus, dass der Headhunter gemeinsam mit dem auftraggebenden Unternehmen ein Profil des idealen Kandidaten erstellt. Darin werden die gewünschten fachlichen und professionellen Kompetenzen (Hardskills) sowie Persönlichkeit und Charaktereigenschaften (Softskills) berücksichtigt. Die Intention der Stellenbesetzung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle − sucht das Unternehmen einen Bewahrer, Veränderer, Entwickler oder Konsolidierer?

Schritt 2

Die Suche

Sobald das Profil für den Wunschkandidaten steht, gilt es, den idealen Kandidaten aufzuspüren. Diese Phase des Headhuntings wird als „Research“, „Ident“ oder „Mapping“ bezeichnet. Der Personalberater sucht im eigenen Netzwerk, in internen und externen Datenbanken, Business-Netzwerken und sozialen Medien, nutzt aber auch digitale Tools, zum Beispiel für das „Web-Crawling“. Bei Bedarf arbeitet der Personalberater mit einem Executive-Researcher zusammen, der auf das Zielfeld spezialisiert ist.

Schritt 3

Die Ansprache

Ist die Suche abgeschlossen, beginnt der Headhunter sehr diskret mit der Kontaktaufnahme zu möglichen Kandidaten. Dabei sollte er etwaige Konflikte mit dem aktuellen Arbeitgeber vermeiden. Zwar ist es gesetzlich statthaft, dass Headhunter potenzielle Kandidaten während deren Arbeitszeit ansprechen, allerdings sollte sich dies nicht negativ auf die Produktivität des Mitarbeiters oder des Arbeitgebers auswirken. Im Gespräch mit geeigneten Fach- und Führungskräften achtet der Personalberater darauf, ob Kandidaten wechselwillig sind und die Kriterien des Wunschprofils erfüllen. Durch Direktansprache bildet der Headhunter einen ausreichend großen Pool an möglichen Kandidaten.

Schritt 4

Das Kennenlernen

Nach den ersten Gesprächen geht es in die Interviewphase, um die Kandidaten weiter zu qualifizieren. Daher bezeichnet man diesen Schritt beim Headhunting auch als Qualifizierungsphase. Hierzu gehören persönliche Treffen, die an neutralen Orten wie im Hotel, in angemieteten Büros oder in den eigenen Räumen der Personalberatung stattfinden.

Ziel des Headhunters in dieser Phase ist, die einzelnen Kandidaten kennenzulernen und deren Eignung anhand des Wunschprofils zu bewerten. Zudem bringt der Headhunter die Gehaltsvorstellungen und weitere Rahmenbedingungen in Erfahrung. Dabei macht er sich ein Bild der intrinsischen Motivation. In der Qualifizierungsphase prüft der Headhunter zudem den Background und die angegebenen Referenzen des Kandidaten.

Sämtliche Erkenntnisse des Headhunters fließen in einen vertraulichen Bericht ein. Dieser wird auch als „Confidential Report“, „Personal Paper“, „Candidate Letter“ oder Kandidaten-Profil bezeichnet

Schritt 5

Die Vorstellung

Aus den Kandidaten-Profilen wählt der Personalberater die Fach- und Führungskräfte, die am ehesten infrage kommen, und beschreibt und bewertet sie anhand der mit dem Mandanten erarbeiteten Kriterien. Anschließend präsentiert er dem beauftragenden Unternehmen die besten Kandidaten. Der Headhunter berät seinen Mandanten bei der Auswahl der Fach- und Führungskräfte, die er kennenlernen möchte.

Der Headhunter begleitet auch die Vorstellung der gewählten Kandidaten beim Mandanten. Beispielsweise initiiert und koordiniert er Termine, übernimmt die entsprechende Kommunikation und gibt individuelle Rückmeldung nach den Präsentationsterminen. Zudem begleitet er beide Seiten bei den weiteren Schritten.

Neben Headhunter gibt es noch weitere Aufgabenbereiche in der Personalberatung. Von Executive Search bis zum Onboarding ist alles dabei. Ausführliche Infos gibt es bei uns im Beitrag Personalberatung – alles, was Sie wissen müssen.

Vorteile

Warum einen Headhunter beauftragen?

Bei erfolgskritischen oder unternehmensstrategisch bedeutsamen Positionsbesetzungen reicht es einerseits nicht, sich auf den Bewerbermarkt für Stellenausschreibungen zu verlassen, auch ist die Offenlegung unternehmensstrategischer Vakanzen sensibel. Die Suche nach einer hochrangigen Fach- oder Führungskraft gehört darüber hinaus und klassischer Weise nicht zum Tagesgeschäft der konventionell arbeitenden Personalabteilung. Diese hoch spezialisierte Tätigkeit erfordert eine laufende Beobachtung des Arbeitsmarktes, die regelmäßige Pflege von Datenbanken potenzieller Kandidaten und ein gut funktionierendes Kontaktnetzwerk.

Unternehmen suchen neue Mitarbeiter meist über Stellenanzeigen und Jobbörsen und besetzen Vakanzen aus dem Bewerberkreis. Für Stellen, die eine große oder strategische Bedeutung für das Unternehmen haben, eignet sich dieses Vorgehen jedoch nicht. In solchen Fällen ist ein Headhunter die ideale Lösung. Denn je spezieller eine Position und deren Anforderungen sind, desto kleiner ist der Kreis passender Personen. Dies erschwert die Personalsuche deutlich. Unternehmen können es sich aber nicht leisten, auf den passenden Bewerber zu warten oder das Risiko einer Fehlbesetzung einzugehen. Mit der Besetzung fachlich oder strategisch bedeutender Stellen sollten sie deshalb einen professionellen Headhunter beauftragen.

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Bei erfolgskritischen oder unternehmensstrategisch bedeutsamen Positionsbesetzungen reicht es einerseits nicht, sich auf den Bewerbermarkt für Stellenausschreibungen zu verlassen, auch ist die Offenlegung unternehmensstrategischer Vakanzen sensibel. Die Suche nach einer hochrangigen Fach- oder Führungskraft gehört darüber hinaus und klassischerweise nicht zum Tagesgeschäft der konventionell arbeitenden Personalabteilung. Diese hochspezialisierte Tätigkeit erfordert eine laufende Beobachtung des Arbeitsmarktes, die regelmäßige Pflege von Datenbanken potenzieller Kandidaten und ein gut funktionierendes Kontaktnetzwerk.

Unternehmen suchen neue Mitarbeiter meist über Stellenanzeigen und Jobbörsen und besetzen Vakanzen aus dem Bewerberkreis. Für Stellen, die eine große oder strategische Bedeutung für das Unternehmen haben, eignet sich dieses Vorgehen jedoch nicht. In solchen Fällen ist ein Headhunter die ideale Lösung. Denn je spezieller eine Position und deren Anforderungen sind, desto kleiner ist der Kreis passender Personen. Dies erschwert die Personalsuche deutlich. Unternehmen können es sich aber nicht leisten, auf den passenden Bewerber zu warten oder das Risiko einer Fehlbesetzung einzugehen. Mit der Besetzung fachlich oder strategisch bedeutender Stellen sollten sie deshalb einen professionellen Headhunter beauftragen.

Unsere Vision, unser Antrieb bei BOLLMANN EXECUTIVES ist, mit jeder Positionsbesetzung eine nachhaltige Ergebnisverbesserung für unserer Mandanten zu erzeugen.
Alexander Bollmann Managementberater Headhunter Personalberater
Alexander Bollmann
Gründer und Geschäftsführer
Mit Experten arbeiten

Wie finde ich einen guten Headhunter?

Die zentrale Frage: „Wenn der ideal passende Kandidat Ihre Erwartungen deutlich übererfüllt hat; was genau hat sich zum Status Quo des heutigen Tages in einem Jahr verändert?“

Obacht, wenn ein Headhunter ausschließlich „auf Erfolg“ agiert. Seine Wirtschaftlichkeit ergibt sich dann aus zahlreicheren „Parallel-Mandaten“, bei denen er die jeweils unpassenden Kandidaten alternativ platziert, da er nur am Ergebnis partizipiert und er selbst „auf gut Glück“ mehrerer Mandate agieren kann.

Prüfen Sie den Headhunter genau

Bevor Sie einen Headhunter mit der Besetzung einer Position in Ihrem Unternehmen betrauen, sollten Sie sich erst ein Bild von ihm machen. Schließlich spricht er in Ihrem Namen potenzielle Kandidaten an. Achten Sie auf den Unternehmensauftritt, denn dieser verrät Ihnen bereits viel über den Headhunter. Verfügt er über ein eigenes Büro und Mitarbeiter? So lassen sich kleine, unerfahrene Anbieter schnell erkennen.

Praxiserfahrung gewinnt

Achten Sie bei der Wahl des Headhunters darauf, ob er selbst eine Führungsfunktion im Personalbereich oder bei Personalentscheidungen innehatte. Manche Personalberater kennen die Chefetage nur als Beobachter und waren für diesen Bereich nie selbst verantwortlich. Doch die Praxiserfahrung ist bei der Personalsuche ein wichtiges Erfolgskriterium. Erkundigen Sie sich daher, ob der Headhunter einen entsprechenden beruflichen Werdegang hat.

Passt es auch persönlich?

Auch persönlich muss ein Headhunter zu Ihnen passen. Denn schließlich wollen Sie mit seiner Hilfe Stellen besetzen, die strategische Bedeutung für Ihr Unternehmen haben. Hat der Headhunter das zwischenmenschliche Gespür, um Kandidaten diskret anzusprechen und zu gewinnen? Diese Kompetenz sollte er auch Ihnen gegenüber überzeugend demonstrieren.

Gibt es Garantien?

Ein guter Headhunter wird Ihnen zwei Garantien bieten: eine Besetzungsgarantie für die Mandate, die er annimmt und eine Bleibegarantie (kostenfreie Nachbesetzung, wenn der Kandidat das Unternehmen während der Probezeit wieder verlässt).

Klare Bezahlung

Seriöse Headhunter erkennen Sie auch an der Kostentransparenz. Normalerweise vereinbaren Headhunter ein festes Honorar mit Ihnen, das der Höhe des budgetierten Jahresgehalts (On-Target-Earning) entspricht, mit dem die Vakanz dotiert ist. Das erste Drittel dieses Honorars wird bei der Vergabe des Auftrags fällig, das zweite Drittel nach der Präsentation der Kandidaten. Sobald die Vermittlung abgeschlossen ist, und der Wunschkandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, wird das letzte Drittel des Honorars fällig.

Absolute Diskretion

In das Unternehmen hineinzumarschieren und den identifizierten Kandidaten persönlich aufzusuchen, verbietet sich von vornherein. Anrufe während der Arbeitszeit sind erlaubt, müssen jedoch im Erstkontakt nach wenigen Minuten abgeschlossen sein. Tiefgehender Gespräche und Interviews haben stets außerhalb der Arbeitszeit stattzufinden, der Headhunter passt sich dabei den Möglichkeiten der entsprechenden Person an.

Dauer Erstkontakt

Der Erstkontakt sollte möglichst kurz sein und lediglich eine knappe Stellendarstellung und Interessensanfrage enthalten. Für den Headhunter besteht die Herausforderung darin, diese kurze Kontaktaufnahme so passgenau und konkret wie möglich für sein Gegenüber zu gestalten und gleichzeitig alles Wichtige für den ersten Moment hineinzupacken – letztlich wie bei einem Elevator Pitch.

Seriosität

Seriöse Headhunter bewegen sich innerhalb der gesetzlichen Vorgaben. Somit setzen sie die Direktansprache nicht fort, wenn Kandidaten deutliches Desinteresse signalisieren. Wenn die angesprochenen Fach- oder Führungskräfte aber nach weiteren Informationen fragen, vereinbaren Headhunter ein Zweitgespräch. Penetrante Social-Media Nachrichten haben nichts mit seriösem Headhunting zu tun.

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FAQs
  • Was ist klassisches Recruiting?
    • Klassisches Recruiting bezieht sich auf traditionelle Methoden der Mitarbeitergewinnung in Unternehmen. Es umfasst die Suche nach Kandidaten über Stellenanzeigen, die Durchführung von Bewerbungsgesprächen und die Auswahl von geeigneten Kandidaten bzw. Kandidatinnen. Dabei werden beispielsweise Printmedien, Jobportale oder persönliche Kontakte genutzt. Klassisches Recruiting hat in den letzten Jahren durch den verstärkten Einsatz digitaler Plattformen und sozialer Medien zunehmend gewandelt.
  • Wie finde ich eine passende Recruiting-Strategie?

    Unternehmen müssen ihre Personalziele kennen und ihre Recruiting-Strategie davon ableiten − insbesondere hinsichtlich Anzahl und Bedarf an Know-how, erforderlicher Anpassungsfähigkeit von Mitarbeitenden und benötigter Investition in Personalmaßnahmen. Die Suchkanäle sind fachspezifisch und sollten je nach Generationen und den vorhandenen Rekrutierungskompetenzen im Unternehmen gewählt werden. Hier bietet sich die Hilfe von Personalberatungen an, die Unternehmen dabei unterstützen, Strategien zu etablieren oder Fachkräfte für Schlüsselpositionen zu suchen.

  • Wie bestimme ich die richtigen Kanäle für mein Recruiting?

    Für bestimmte Recruiting-Strategien bieten sich bewährte Kanäle an. Manchmal finden Unternehmen die richtigen Kanäle auch einfach durch Trial & Error sowie ständige Evaluation und Anpassung an Trends. Für spezielle Berufe ist oftmals der Direct Search der richtige Weg, weil viele Fachkräfte nicht aktiv auf der Suche sind.

  • Recruiting mit LinkedIn/Xing – worauf ist zu achten?

    Das Unternehmen sollte einen professionellen Auftritt auf diesen Plattformen haben. Wenn Jobs gepostet werden, sind je nach Zielgruppe auch Communitys geeignet, in denen man direkt posten kann. Generell sollte man beachten, dass nicht alle Zielgruppen gleichermaßen auf XING und LinkedIn zu finden sind.

  • Recruiting mit anderen sozialen Medien wie Instagram, Ebay-Kleinanzeigen, Tik Tok – worauf ist zu achten?

    Das Unternehmen sollte auch auf diesen Plattformen einen professionellen Auftritt haben. Die Posts sind in der Regel knapper, und es finden keine ausgeprägten fachlichen Diskussionen statt wie in den beruflichen Karrierenetzwerken. Auch findet man hier andere Zielgruppen als in der klassischen Stellenbörse oder im konventionellem Jobportal. Empfehlenswert ist eine kurze, prägnante Darstellung, hier spricht man tendenziell die Generationen Y und Z an.

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