Recruiting und Vakanzzeit

Effizienzsteigerung durch optimierte Vakanzzeit im Mittelstand

In den letzten Jahren hat sich die Dynamik der Vakanzzeit (Time-to-Hire) erheblich verändert. Während 2018 die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung in Deutschland bei etwa 90 Tagen lag, hat sich dieser Zeitraum bis heute deutlich verlängert. Die Gründe hierfür sind vielfältig: der zunehmende Fachkräftemangel, der demografische Wandel und gestiegene Anforderungen an die Qualifikation der Bewerber spielen hierbei eine zentrale Rolle, um das Potenzial zu heben. Die Effizienzsteigerung durch eine optimierte Vakanzzeit ist tiefgreifend.

Auswirkungen auf den deutschen Mittelstand

Viele Unternehmen berichten von einer Verlängerung um fünfzehn bis zwanzig Prozent, vereinzelte Unternehmen berichten von einer Verlangsamung der Hiring-Prozesses, die sogar über dreißig Prozent liegt. Diese Entwicklung trifft besonders den deutschen Mittelstand, der das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bildet. Unternehmen stehen unter immensem und stetig zunehmenden Druck, offene Positionen schnell und effizient zu besetzen, um produktiv zu bleiben und die zwingend erforderlichen Wachstumsziele zu erreichen. Die Verlängerung der Vakanzzeit führt zu erheblichen wirtschaftlichen Herausforderungen, die tiefgreifend sind. Mit dem fortschreitenden Fachkräftemangel und zunehmenden Markt- und Wettbewerbsherausforderungen wird sich diese Problematik künftig noch weiter verschärfen.

Exemplarisches Beispiel – Ein produzierendes Unternehmen im klassischen deutschen Mittelstand

Betrachten wir ein produzierendes mittelständisches Unternehmen mit 280 Mitarbeitenden, einem jährlichen Wachstum von 5 % und einer Fluktuationsrate von 12 %:

Wirtschaftliche Auswirkungen und Kostensteigerung im Recruiting

Für dieses Unternehmen bedeutet die Fluktuation, gepaart mit dem vorbenanntem Waschtumsanspruch, dass jährlich etwa 34 Stellen (Fluktuation und Wachstums-Potenzal) neu besetzt werden müssen. Bei einer durchschnittlichen Vakanzzeit von 120 Tagen im Jahr 2024 (im Vergleich zu 90 Tagen im Jahr 2018) ergeben sich signifikante wirtschaftliche Auswirkungen:

  • Produktivitätsverluste: Längere Vakanzzeiten führen zu einer Unterbesetzung in wichtigen Bereichen, was die Produktivität senkt, verzögerte Projekte und schlimmstenfalls unzufriedene Kunden. (Wir spüren heute nahezu tagtäglich lange Rexponse-Zeiten von Service-Einheiten)
  • Überlastung des verbleibenden Personals: Mitarbeitende müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen, was zu Überlastung, erhöhter Krankenquote und schlimmstenfalls weiteren Fluktuationen führen kann. (Nicht selten sind es dann die besten Mitarbeitenden, die sich ein angenehmeres Umfeld suchen und dann gehen werden)
  • Kosten für Zeitarbeit und Überstunden: Um kurzfristige Engpässe zu überbrücken, greifen Unternehmen notgecrungen auf Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung in der Produktion und Überstunden des wichtigen Fachpersonals zurück, was die Personalkosten erheblich erhöht.

Direkte finanzielle Auswirkungen in Zahlen

Die Verlängerung der Vakanzzeit hat direkte finanzielle Auswirkungen. Bei einer durchschnittlichen Kostensteigerung von 30 % im Recruiting, die durch zusätzliche Maßnahmen wie intensivere Suche, Zeitarbeit und Überstunden entsteht, steigen die jährlichen Kosten erheblich an. Nehmen wir an, die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer Stelle betrugen 2018 etwa 10.000 Euro, so liegen diese Kosten heute schon bei etwa 13.000 Euro pro Stelle. Für das Beispielunternehmen bedeutet dies eine zusätzliche Belastung von rund 102.000 Euro jährlich. 

Umfangreiche wirtschaftliche Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis

Diese zusätzlichen Kosten und Produktivitätsverluste wirken sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Bei einer durchschnittlichen Gewinnmarge von 5 % könnte der zusätzliche Kostenaufwand das Betriebsergebnis um etwa 2 % reduzieren. Dies zeigt, wie wichtig es ist, die Vakanzzeit effizient zu gestalten und zu optimieren. Unternehmen, denen es gelingt, den Time-to-Hire-Faktor strategisch zu verkürzen, können daraus einen zusätzlichen Marktvorteil erzielen. Sie sind nicht nur produktiver und kosteneffizienter, sondern können auch flexibler auf Marktveränderungen reagieren. Eine optimierte Vakanzzeit greift also wesentlich tiefer, als im reinen Personalkostenblock.

Strategien und Potenzial zur Reduktion der Vakanzzeit

Um diese Herausforderungen zu meistern, sind effektive Strategien zur Reduktion der Vakanzzeit unerlässlich. Drückt jedoch das Unternehmensergebnis derart auf die Personalkosten, dass auch im HR-Bereich gespart wird, womöglich dort die Besetzung redziert wird, kann sich die Probelmstellung drastisch verschärfen. Dann bleibt kaum noch Raum für eine nachhaltige Strategie zur Ursachenbekämpfung: Einer strukturierten Optimierung des Time-to-hire - Zeitfensters. Zwingend erforderlich ist dann jedoch eine Revision/Prüfung aller Basiselemente im Recruiting, hier nur drei Beispiele von vielen Stellschrauben, die es jeweils indoviduell zu ermitteln gilt:

  • Optimierung der Rekrutierungsprozesse: Durch den Einsatz moderner Technologien und effizienter Prozesse kann die Zeit bis zur Einstellung erheblich verkürzt werden.
  • Proaktive Talentgewinnung: Der Aufbau und die Pflege eines Talentpools ermöglichen eine schnellere Reaktion auf offene Stellen.
  • Employer Branding: Eine starke Arbeitgebermarke zieht qualifizierte Bewerber an und reduziert die Zeit bis zur Einstellung.

Fazit

Die Verlängerung der Vakanzzeit stellt den deutschen Mittelstand vor erhebliche Herausforderungen. Eine strategische und effiziente Herangehensweise im Recruiting ist entscheidend, um wirtschaftliche Verluste zu minimieren und das Wachstumspotenzial auszuschöpfen. Die BOLLMANN EXECUTIVES GmbH steht Ihnen als verlässlicher Partner zur Seite, um gemeinsam diese Ziele, wie hier eine optimierte Vakanzzeit zu erreichen. Unternehmen, die den Time-to-Hire-Faktor erfolgreich reduzieren, verschaffen sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und sichern ihre Marktposition langfristig. Wie wir helfen können und hilfreiche Tippst finden Sie u.a. in unserem Ratgeber (>Link zum Ratgeber Recruiting<)

Alexander Bollmann
Management- & Personalberater / Gesellschafter & Geschäftsführer

Dieser Blog-Beitrag wurde am 25. Juni 2024 veröffentlicht.