Führungsdichte im Mittelstand: Die richtige Balance für Erfolg

Halbierung der Führungsdichte in 10 Jahren: Die Führungsdichte beschreibt das Verhältnis von Führungskräften zu fachlichen Mitarbeitern (nicht-führenden Beschäftigten) eines Unternehmens. Für den deutschen Mittelstand liegen hierzu zwar keine amtlichen Erhebungen vor, insbesondere, da Führung, Management und Eigentum häufig eng verflochten sind und die Definition der Führungspositionen unterschiedlich ausfällt. Dennoch sind auf Basis verschiedener Studien und Panels belastbare Tendenzen und ist die Entwicklung der letzten Dekade darstellbar.. Als Management- und Personalberatung sind wir nah den Effekten, kennen die Auswirkungen und sehen Chancen.

Halbierung der Führungsdichte in 10 Jahren

Zahlen, Daten und Fakten zur Entwicklung (2015– 2024 und prognostisch 2025)

Entwicklung der Führungsdichte

Während die Führungsdichte im Deutschen Mittelstand im Jahr 2015 bei ca. 16% lag, hat sie sich in den (COVID-) Jahren 2020 bis Ende 2021 auf rund 10% reduziert und befindet sich seit 2024 auf einem Niveau von ca. 8%*. Diese Halbierung der Führungsdichte bedeutet eine Verdoppelung der Mitarbeiter je Führungskraft (von 6 auf fast 13 Mitarbeiter je Führungskraft). Diese Entwicklung bleibt nicht ohne Konsequenzen.

Fokus der Untersuchung: Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeiter im Deutschen Mittelstand *Quellenangaben der Datenerhebung: siehe Abschluss dieses Artikels.

Rückgang der Führungsdichte mit Konsequenzen

In den letzten zehn Jahren ist die Führungsdichte im Mittelstand rückläufig bzw. stagniert seit Anfang 2024 mittlerweile auf einem Grenzniveau. Nicht nur der Corona-Effekt, auch eine verschärfte Margensituation, gestiegener Kostendruck und Arbeitskräftemangel etc. führen, deutlich erkennbar seit ca. 2020 dazu, dass Unternehmen Führungspositionen weniger häufig nachbesetzen oder Verantwortlichkeiten in weniger Händen bündeln; „Führung in Personalunion“. Seit Ende 2023 steigt hingegen wieder die Fluktuation selbst kündigender Mitarbeiter und die Zahl der sich initiativ bewerbenden Führungskräfte bei den Personalberatungen nimmt deutlich zu. Die Kündigungsmotive auf Ebene der Mitarbeiter finden sich häufig im Bereich der gelebten Führungskultur, während die häufigste Wechselmotivation von Führungskräften (bis zum Executive) die fehlende Wirkungsentfaltung persönlicher Kompetenzen und eine Überbeanspruchung im Verwaltungs- und Berichtswesen, bis hin zu kompetenzfremden Aufgaben sind. Das sind deutliche Signale dafür, dass die durchschnittliche Führungsdichte bereits grenzwertig, die Balance unausgewogen und für den Unternehmenserfolg gefährdend gering ist.

Bedeutung für die Unternehmen

Fachkräfte- und Führungskräftemangel: Während der Fachkräftemangel in den vergangenen Jahren (absehbar) kontinuierlich zunahm, zeigt sich nun auch ein akuter Führungskräftemangel. Die Besetzung offener Führungspositionen dauert im Schnitt deutlich länger als noch vor zehn Jahren, speziell im Top-Management vieler mittelständischer Unternehmen. Die TTH (Time To Hire), also die Vakanzzeit nimmt in den letzten 36 Monaten drastisch zu, was neben dem Performance-Verlust für die Unternehmen auf operativer Ebene in den Fachbereichen eine zusätzliche Gefahr der Überlastung darstellt.

Veränderte Führungsstrukturen

Flachere Hierarchien und breitere Verantwortungsrahmen sind heute oft Standard. Immer mehr Unternehmen setzen auf „Teamleitung“, Bereichsleitungs-Duo oder kollegiale Führung, wodurch sich die Struktur für das Zahlengerüst der klassischen Führungspositionen verändert. Das kann Entscheidungsgeschwindigkeit bringen. In Situationen der Belastungsgrenzen wird die Qualität und Nachhaltigkeit von Entscheidungen und Maßnahmen jedoch gefährdet, wenn die Kapazität in der konsequenten Umsetzung limitiert ist. Die allseits bekannte Zunahme der Überstunden im Mittelstand kann als ein Indiz dafür gedeutet werden, dass Kompensationsgrenzen bereits erreicht sind.

Digitalisierung, neue Arbeitsformen und KI 

Auch im Rahmen zunehmender Digitalisierung und der verstärkten Arbeit in projektbezogenen, agilen Teams hat die Führungsdichte auf mittlere Führungsebenen (z.B. Abteilungsleitung, Bereichsleitung mit einer untergeordneten Führungsebene) weiter abgenommen. Im Segment der Teamleitung (eine berichtende Linie) gibt es hingegen wenig Entlastung: Die geringere Führungsdichte (gestiegene Zahl der berichtenden Mitarbeitenden) führt operational nicht selten dazu, dass allerdings Lernkapazitäten (z.B. der individuelle, personenbezogene Einsatz von Möglichkeiten aus der KI und der Wissenstransport in die Belegschaft) nur limitiert genutzt werden. Umfragen zeigen, dass auf Teamleitungsebene die Führungskräfte stark unterschiedliche (häufig nur individuelle motivierte) Kompetenzen im Umgang mit der künstlichen Intelligenz besitzen. Weniger als zehn Prozent der Teamleiter/innen befassen sich aktiv mit KI-Potenzialen, die über die LLMs (Large Language Models), wie z.B. ChatGPT hinausgehen: Hier verliert der Mittelstand Nutzungspotenzial, was unter dem steigenden Wettbewerbsdruck mittelfristig zu einem nicht mehr aufzuholendem Manko führen kann.

Bedeutung für die Führungskräfte

Sinkende Führungsdichte bedeutet steigende Führungsspanne.

• Die Führungsspanne hat sich in den letzten Jahren deutlich vergrößert: Heute ist eine Führungskraft im deutschen Mittelstand im Schnitt für deutlich mehr Mitarbeitende verantwortlich als noch vor zehn Jahren (eine Verdoppelung der Berichtenden Mitarbeitern von 2015 bis 2025)
• Das bedeutet eine Zunahme der Komplexität, des operativen Arbeitsvolumens und der Anforderungen an Führung, Kommunikation, Personalentwicklung und Konfliktmanagement.
• Diese Entwicklung erfordert von Führungskräften mehr Leadership-Kompetenz, Selbstmanagement und eine effiziente Delegation. Unternehmen müssen gezielter in Führungskräfteentwicklung investieren, damit Führungsverantwortung mit erhöhter Spanne kompetent getragen werden kann.
• Die Gefahr von Überlastung steigt, wenn Unterstützungsstrukturen oder moderne Führungsmethoden fehlen. Steigende Krankheitstage und eine zunehmende Fluktuation sind Signale für klaren Handlungsbedarf.

Gleichzeitig erlangen Führungskräfte mehr strategische Bedeutung für die Mitarbeiterbindung, Motivation und Unternehmenskultur. Da die individuelle Ansprache schwieriger und individuell anspruchsvoller wird, muss diese zentral gesteuert und instrumental begleitet werden. Eine Verdichtung der der Führungsspanne scheint zunächst als Kosteneffekt positiv. Wenn diese ohne entsprechende Begleitung erfolgt, schlägt sich diese gegenteilig und dann nachhaltig negativ nieder.

Fazit und Chancen einer angepassten Führungsdichte

Fazit

Vorgenannte Aspekte sind zunächst Warnsignale und jede Organisation hat Ihre eigenen Gesetze und Dynamik. Zunehmende Ausfalltage, steigende Fluktuationen und nicht ausreichende Bewerbungen, der Mangel an fehlendem Personalzuwachs zeigen, dass viele Unternehmen die Limits bereits überschreiten. Die Kunden spüren es und schlussendlich leidet die Wettbewerbsfähigkeit. Im Umkehrschluss ist eine gezieltes und aktuell angepasstes Investment in eine angemessene Führungsdichte ein Marktvorteil bei der Kundenbindung und Fachkräftebindung. 

Chancen nutzen

Die individuelle Führungsqualität ist die Basis für die Handlungs- und Ergebnisqualität in der Organisation; sie definiert den Unternehmenserfolg. Liegt die Führungsdichte bereits im Grenzbereich, dann muss zwingend und proaktiv in den Nachwuchs oder die Ergänzung der Führungs-Crew investiert werden. Lässt die Führungsspanne eine weitere Verdichtung zu, dann geht das nur mit begleitenden Maßnahmen; die Investition in die Führungsqualität, bevor sich die besten Mitarbeitenden (und Führungskräfte) auf die Suche nach einem alternativen Arbeitsumfeld begeben, in sie ihre Wirkungstiefe erfüllen.

Was ist die richtige Führungsdichte für Ihr Unternehmen?

Die richtige Führungsdichte und die Balance für die beste Führungsspanne sind je Unternehmen und Unternehmensbereich individuell. Eine Führungsspanne von zwölf Mitarbeitern in direkter Berichtslinie führt die meisten Führungskräfte an die Grenzen guter Führungsarbeit; das zeigt der Status Quo von Ausfall- und Krankentagen im Mittelstand. Eine Führungsspanne von mehr als zehn Mitarbeiten bedeutet bereits die Gefahr, dass die Mitarbeitenden eher verwaltet, als aktiv geführt werden. 

Sollen Mitarbeitende durch eine proaktive Führung in ihrer individuellen Performance durch gute Führung aktiv gesteuert, motiviert und an das Unternehmen gebunden werden, braucht es die Kapazität für Jahresgespräche, Performance-Gespräche, Einzel-sowie Team Meetings, Projekttermine, Individualgespräche, aktives KPI Management, Maßnahmen-Controlling, Austausch mit bereichsübergreifenden Schnittstellen, Kreativität für BDM- Maßnahmen etc… schnell erklären sich die Grenzen der Machbarkeit. Die zunehmenden Krankentage der Belegschaft, sowie eine steigende Fluktuation  sind Indizien dafür, dass die Grenzen erreicht, bzw. bereist überschritten sind.

Individuelle Analyse mit Experten

Nutzen Sie die Experten der BOLLMANN EXECUTIVES als Sparringspartner für eine individuelle Analyse: Die Management- und Personalberatung BOLLMANN EXECUTIVES GmbH bietet ihren Mandanten die Expertise aus Führungs- und Managementerfahrung: Alle Berater/innen haben jeweils mindestens zwei Jahrzehnte operative Führungs- und Personalmanagementerfahrung. In der individuellen Beratung unterstützen wir Sie und Ihr Unternehmen bei der Analyse und Bewertung der angemessenen Führungsspanne und für die individuell optimale Führungsdichte. Das schützt vor der Gefahr einer überteuerten, denn lediglich verwaltenden Führung und hilft dabei, dass Investitionen in Führungskräfte wirksam zu Ergebnissen führen.

* Hinweise/Quellenangaben der Auswertung.

Da es keine amtlich validierte statistische Erhebung gibt, haben wir uns bei den Auswertungen auf Quellen bezogen, deren Validität für seriös halten. Diese stammen beispielsweise aus den Verlagen „Markt & Mittelstand“ und „Consulting.de“ „StepStone“. Angereichert haben wir diese Erhebungen um eine Datensatzanalyse aus unserem eigenen Datenbestand von rund 15Tsd. Personen mit Tätigkeiten in ca. 11Tsd. Unternehmen.

Dieser Blog-Beitrag wurde am 21. Juli 2025 veröffentlicht.