Arbeitszeugnis richtig verstehen: Recht, Aufbau, Formulierungen & Bewertungsskala

Ein Arbeitszeugnis ist mehr als eine Formalität am Ende eines Arbeitsverhältnisses. Für Mitarbeitende ist es häufig die entscheidende Eintrittskarte für die nächste berufliche Station. Für Personalverantwortliche ist es ein zentrales Beurteilungsinstrument im Bewerbungsprozess; vorausgesetzt, man kann die feine, oft verschlüsselt wirkende Zeugnissprache korrekt einordnen. Dieser Beitrag erklärt beide Perspektiven: die rechtlichen Vorgaben für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses und die Regeln für seine richtige Interpretation. Arbeitszeugnis richtig verstehen: Recht, Aufbau, Formulierungen & Bewertungsskala.

Warum dieser Beitrag für Personalverantwortliche und Mitarbeitende gleichermaßen wichtig ist

Im Rahmen unserer Management- und Personalberatung mit langjähriger Erfahrung in der Besetzung von Führungspositionen sehen wir bei BOLLMANN EXECUTIVES täglich Zeugnisse aus allen Branchen und Hierarchieebenen. Häufig begegnen uns Fragen und Interpretationen zur Auslegung der Zeugnissprache im Arbeitszeugnis. Die folgenden Erkenntnisse basieren auf dieser Praxiserfahrung sowie auf der aktuellen Gesetzeslage und Rechtsprechung. Eine Zusammenfassung für Interessierte und in Bezug auf Arbeitszeugnis richtig verstehen: Recht, Aufbau, Formulierungen & Bewertungsskala.

1. Die gesetzlichen Grundlagen: Was schreibt § 109 GewO vor?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Die Vorschrift unterscheidet zwei Zeugnisarten:

• Einfaches Zeugnis: enthält mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Es entsteht automatisch mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses, ohne dass ein gesonderter Antrag nötig ist.
• Qualifiziertes Zeugnis: enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten. Es wird nur auf ausdrückliches Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers erteilt.

Der vollständige Gesetzestext ist einsehbar unter: § 109 GewO: Gesetze im Internet

Neu seit 1. Januar 2025: Elektronische Form möglich

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. I Nr. 323) wurde § 109 Abs. 3 GewO geändert. Bis Ende 2024 musste ein Arbeitszeugnis zwingend in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift ausgestellt werden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Das Zeugnis kann mit Einwilligung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers auch elektronisch erteilt werden; dann jedoch nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 126a BGB. Ohne diese Einwilligung bleibt die klassische Schriftform mit Originalunterschrift verpflichtend.

Zwei tragende Grundsätze: Wahrheit und Wohlwollen

Jedes Zeugnis muss zwei Prinzipien miteinander in Einklang bringen, die sich in der Praxis nicht selten reiben:

• Zeugniswahrheit: Die Angaben müssen den tatsächlichen Leistungen und dem tatsächlichen Verhalten entsprechen. Beschönigungen, die die Wahrheit verlassen, sind unzulässig.
• Wohlwollensgrundsatz: Das Zeugnis soll das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren und ist möglichst wohlwollend zu formulieren.

Das Bundesarbeitsgericht bringt das Verhältnis beider Prinzipien auf eine einprägsame Formel: „Ein Zeugnis muss nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend sein.“ (BAG, Urteil vom 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13).

Verbot der Geheimsprache

§ 109 Abs. 2 GewO stellt klar: Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer zu treffen. Kurz: verdeckte Codes, die bei objektiver Lesart nicht erkennbar sind, sind gesetzlich verboten. Das bedeutet nicht, dass es keine feststehende Zeugnissprache gibt (dazu mehr in Abschnitt 4). Diese Formulierungen sind aber bekannt, standardisiert und in ihrer Bedeutung allgemein nachvollziehbar, nicht geheim.

2. Aufbau und Pflichtinhalte eines professionellen qualifizierten Arbeitszeugnisses

Ein rechtssicheres und professionell wirkendes Zeugnis folgt einer festen Struktur. Personalverantwortliche erkennen an Abweichungen von diesem Aufbau häufig schon auf den ersten Blick, ob ein Zeugnis mit Sorgfalt erstellt wurde.

Die sieben Bausteine im Überblick

1. Überschrift: „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“ (nicht „Bescheinigung“, das hätte einen anderen rechtlichen Charakter).
2. Eingangsformel: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Position und exakter Beschäftigungszeitraum (von–bis).
3. Unternehmensbeschreibung: Kurze Einordnung des Arbeitgebers, sofern für das Verständnis der Position relevant.
4. Tätigkeitsbeschreibung: Detaillierte, chronologische oder thematische Darstellung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und ggf. Beförderungen.
5. Leistungsbeurteilung: Bewertung von Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolgen und Arbeitsergebnissen, abgeschlossen mit einer zusammenfassenden Gesamtnote.
6. Verhaltensbeurteilung: Bewertung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen/Kollegen und ggf. Kunden – in dieser Reihenfolge, da sie die betriebliche Hierarchie widerspiegelt.
7. Schlussteil: Grund und Datum der Beendigung sowie (optional, jedoch nicht unerheblich!) eine Dankes-, Bedauerns- und Wunschformel; Ausstellungsort, Ausstellungsdatum und Unterschrift.

Formale Mindestanforderungen

• Ausstellung auf Firmenpapier mit Briefkopf, keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler, keine Eselsohren, Flecken oder Korrekturspuren.
• Unterschrift einer Person, die im Unternehmen hierarchisch über der beurteilten Person steht (in der Regel Vorgesetzte:r oder Personalabteilung).
• Ausstellungsdatum: in der Regel das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, nicht ein späteres Datum.
• Einheitliche, seriöse Schriftart und -größe; kein handschriftlicher Zusatz, der nicht Teil des offiziellen Zeugnistexts ist.

3. Arbeitszeugnis richtig lesen: Die Bewertungsskala mit Beispielen

Arbeitszeugnisse verwenden eine standardisierte, in der Praxis über Jahrzehnte gewachsene „Zeugnissprache“. Wer sie nicht kennt, liest scheinbar wohlwollende Sätze, ohne zu bemerken, dass sie in Wahrheit eine mittelmäßige oder schlechte Bewertung ausdrücken. Folgende Beispiele zeigen die gängigste Formulierungsskala für die zusammenfassende Leistungsbeurteilung, von 1 bis 6 (sehr gut bis ungenügend:

1. „… stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“ (Bedeutung: Deutlich überdurchschnittliche Leistung)
2. „… stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“ (Bedeutung: Überdurchschnittliche Leistung)
3. „… zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“ (Bedeutung: Durchschnittliche Leistung)
4. „… zu unserer Zufriedenheit erledigt.“ (Bedeutung: Unterdurchschnittliche Leistung)
5. „… im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.“ (Bedeutung: Deutlich unterdurchschnittliche Leistung)
6. „… hat sich bemüht, die übertragenen Aufgaben zu erledigen.“ (Bedeutung: Keine brauchbare Leistung)

Wichtig für die richtige Deutung: Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 18. November 2014 (Az. 9 AZR 584/13) ausdrücklich bestätigt, dass „befriedigend“ die rechtlich maßgebliche Durchschnittsnote bleibt. Und das, obwohl empirische Untersuchungen zeigen, dass in der Vergabepraxis rund 90 Prozent aller Zeugnisse die Noten „gut“ oder „sehr gut“ tragen. Das Gericht begründete dies unter anderem damit, dass in solche Untersuchungen auch sogenannte Gefälligkeitszeugnisse eingeflossen sein könnten. Für die Praxis bedeutet das: Ein Zeugnis mit der Note „befriedigend“ ist rechtlich nicht automatisch schlecht, es entspricht dem statistischen Mittelwert, wirkt in der heutigen Vergabepraxis aber oft unterdurchschnittlich. Quelle: BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13

Wer muss was beweisen? Die Beweislastregel

• Möchte die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Bewertung („gut“ oder „sehr gut“) durchsetzen, trägt sie oder er die Darlegungs- und Beweislast dafür.
• Möchte der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Bewertung („ausreichend“ oder „mangelhaft“) erteilen, trägt er die Darlegungs- und Beweislast dafür.

Grundlage: BAG, Urteil vom 14.10.2003, siehe vorgenannter Link zur Quelle.

4. Bewertungsaussagen im Detail: Formulierungsbeispiele für Leistung und Verhalten

Neben der zusammenfassenden Gesamtnote enthält ein qualifiziertes Zeugnis differenzierte Einzelaussagen. Die folgenden Beispiele zeigen typische Formulierungsmuster – jeweils mit Einordnung, worauf es bei der Lesart ankommt.

Leistungsbeurteilung

• Positiv (sehr gut/gut): „Herr/Frau [Name] verfügte über ein hervorragendes Fachwissen, das er/sie stets zielsicher und lösungsorientiert einsetzte.“
• Neutral/durchschnittlich: „Herr/Frau [Name] verfügte über ein solides Fachwissen, das den Anforderungen der Position entsprach.“
• Kritisch (mit Vorsicht zu lesen): „Herr/Frau [Name] zeigte Verständnis für die grundlegenden Aufgabenstellungen.“ (Fehlt hier jede Steigerung oder Beispiele für Eigeninitiative, deutet das auf eine unterdurchschnittliche Bewertung hin.)

Verhaltensbeurteilung

• Vollständige, positive Formel: „Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war jederzeit vorbildlich.“
• Warnsignal unvollständige Aufzählung: Wird beispielsweise das Verhalten gegenüber Vorgesetzten gelobt, das Verhalten gegenüber Kolleginnen und Kollegen aber nicht erwähnt, ist dies in der Fachwelt ein anerkanntes Indiz für zwischenmenschliche Konflikte in genau diesem Bereich.

Erfolge und Arbeitsergebnisse

Konkrete, quantifizierte Erfolge („steigerte den Umsatz im Verantwortungsbereich um 18 Prozent“) werten ein Zeugnis deutlich auf und sind bei Führungspositionen ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Hier sehen wir bei BOLLMANN EXECUTIVES in der Praxis den größten qualitativen Unterschied zwischen durchschnittlichen und herausragenden Zeugnissen. Ergänzend ist die Schlussformulierung ein starker Faktor(siehe Abschnitt 8).

5. Was zeichnet ein Top-Arbeitszeugnis aus?

Aus unserer Erfahrung in der Besetzung von Fach- und Führungspositionen erkennen wir ein herausragendes Zeugnis an folgenden Merkmalen:

• Individualität: Der Text ist erkennbar auf die Person zugeschnitten, nicht aus einem generischen Baustein-System zusammengesetzt.
• Konkrete Erfolge statt Floskeln: Projekte, Kennzahlen und Verantwortungsbereiche werden konkret benannt.
• Vollständige, konsistente Verhaltensbeurteilung: Alle relevanten Bezugsgruppen (Vorgesetzte, Kolleginnen/Kollegen, ggf. Kunden) werden in der korrekten Reihenfolge gewürdigt.
• Widerspruchsfreiheit: Einzelaussagen und Gesamtnote passen zusammen; es gibt keine Brüche zwischen Tätigkeitsbeschreibung und Bewertung.
• Positiver, aber wahrer Schlussteil: Eine Dankes-, Bedauerns- und Wunschformel rundet ein gutes bis sehr gutes Zeugnis ab, ohne die Zeugniswahrheit zu verletzen.
• Fehlerfreie Form: Kein Zeugnis mit Top-Inhalt kann seine Wirkung entfalten, wenn Tippfehler oder ein unsauberes Layout den professionellen Eindruck stören.

6. Die häufigsten Fehler bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses

Diese Fehler sehen wir in der Praxis am häufigsten bei Arbeitgebern:

1. Copy-Paste ohne Anpassung: Textbausteine aus dem Internet werden übernommen, ohne sie an die tatsächliche Tätigkeit und Leistung anzupassen. Das Ergebnis wirkt unglaubwürdig und austauschbar.
2. Unvollständige Verhaltensbeurteilung: Eine Bezugsgruppe (häufig „Kolleginnen und Kollegen“) wird versehentlich ausgelassen. Mit der oben beschriebenen negativen Signalwirkung.
3. Fehlende oder widersprüchliche Gesamtnote: Die Einzelaussagen suggerieren „gut“, die Gesamtformulierung bleibt aber vage oder fällt schwächer aus.
4. Unzulässige Zusatzangaben: Hinweise auf Krankheit, Schwangerschaft, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit oder ähnliche private Merkmale dürfen nicht in das Zeugnis aufgenommen werden.
5. Falsches Ausstellungsdatum: Ein rückdatiertes oder zu spät ausgestelltes Zeugnis kann Zweifel an seiner Integrität wecken.
6. Nachträgliche Verschlechterung ohne sachlichen Grund: Wird ein bereits erteiltes Zeugnis -etwa im Rahmen einer Korrektur- ohne sachlichen Grund verschlechtert, ist das unzulässig. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass eine einmal erteilte Dankes-, Bedauerns- und Wunschformel im Zeugnis bleiben muss, wenn dafür kein anderslautender und sachlich fundierter Grund vorliegt (BAG, Urteil vom 06.06.2023, Az. 9 AZR 272/22).

7. Die häufigsten Fehler beim Lesen und Interpretieren eines Arbeitszeugnisses

Nicht nur beim Schreiben, auch beim Lesen von Arbeitszeugnissen passieren in der Personalpraxis regelmäßig Fehler. Diese vier Fehlinterpretationen begegnen uns am häufigsten:

1. Überinterpretation einzelner Wörter: Nicht jede fehlende Steigerungsform ist automatisch ein verstecktes Warnsignal. Entscheidend ist immer der Gesamteindruck des Zeugnisses, nicht ein isoliertes Detail.
2. Ignorieren des Branchenkontexts: In manchen Branchen und Unternehmenskulturen ist die Zeugnissprache traditionell zurückhaltender formuliert als in anderen. Ein Vergleich ohne Branchenkenntnis führt leicht zu Fehlschlüssen.
3. Verwechslung von Kürze mit Kritik: Ein kurzes Zeugnis nach kurzer Beschäftigungsdauer ist naturgemäß knapper. Das ist kein Werturteil, sondern eine logische Folge der Tätigkeitsdauer.
4. Fehlende Prüfung der Stimmigkeit: Wer nur die Schlussnote liest, aber die Einzelbewertungen und die Tätigkeitsbeschreibung nicht mit einbezieht, übersieht Widersprüche, die eigentlich die wichtigste Information liefern.

Für Personalverantwortliche gilt daher: Ein Arbeitszeugnis ist ein Baustein der Eignungsprüfung, kein alleiniges Entscheidungskriterium! Es sollte immer im Zusammenspiel mit Referenzgesprächen, Arbeitsproben und dem persönlichen Eindruck aus dem Bewerbungsprozess bewertet werden.

8. Zwischenzeugnis, Berichtigungsanspruch und Schlussformel

Anspruch auf ein Zwischenzeugnis

Ein eigenständiger gesetzlicher Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist in § 109 GewO nicht ausdrücklich geregelt, da diese Norm auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses abstellt. In der Praxis wird ein solcher Anspruch jedoch bei Vorliegen eines berechtigten Interesses anerkannt, etwa bei einem Wechsel der oder des Vorgesetzten, einer internen Versetzung, längerer Elternzeit oder nach Ausspruch einer Kündigung. Wichtig: Der Arbeitgeber ist bei der späteren Erteilung des Endzeugnisses grundsätzlich an den Inhalt eines zuvor erteilten Zwischenzeugnisses gebunden, soweit sich die Beurteilungszeiträume decken (BAG, Urteil vom 16.10.2007, Az. 9 AZR 248/07).

Berichtigungsanspruch

Ist ein erteiltes Zeugnis fehlerhaft oder unvollständig, handelt es sich rechtlich nicht um einen neuen, eigenständigen Anspruch, sondern um den fortbestehenden ursprünglichen Erfüllungsanspruch aus § 109 Abs. 1 GewO (BAG, Urteil vom 21.06.2005, Az. 9 AZR 352/04). Für die Geltendmachung gilt grundsätzlich die dreijährige Verjährungsfrist des § 195 BGB; kürzere tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen können den Anspruch jedoch früher erlöschen lassen und sollten im Einzelfall geprüft werden.

Dankes-, Bedauerns- und Wunschformel: Kein Rechtsanspruch, aber Bindungswirkung

Auf die im Schlussteil häufig übliche Formel des Dankes, des Bedauerns über das Ausscheiden und guter Wünsche für die Zukunft besteht nach gefestigter Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kein Rechtsanspruch, da diese Elemente nicht Gegenstand der eigentlichen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung nach § 109 GewO sind (BAG, Urteil vom 11.12.2012, Az. 9 AZR 227/11; bestätigt durch BAG, Urteil vom 25.01.2022, Az. 9 AZR 146/21). Wurde eine solche Formel jedoch bereits in ein Zeugnis aufgenommen, darf sie bei einer späteren Korrektur nicht ohne sachlichen Grund wieder gestrichen werden (BAG, Urteil vom 06.06.2023, Az. 9 AZR 272/22). Nicht selten werden Arbeitszeugnisse "rückwärts gelesen". Da die Schlussformel nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird sie häufig als starkes Indiz gewertet, gerade dann, wenn sie fehlt.

9. Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis (FAQ)

Wie lange kann ich mein Arbeitszeugnis noch korrigieren lassen?

Es gilt grundsätzlich die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 BGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Zeugniserteilung. Tarifvertragliche Ausschlussfristen können diese Frist deutlich verkürzen – ein Blick in den anwendbaren Tarif- oder Arbeitsvertrag lohnt sich daher frühzeitig.

Ist „befriedigend“ eine schlechte Note im Arbeitszeugnis?

Rechtlich nicht: „Befriedigend“ ist laut Bundesarbeitsgericht die maßgebliche Durchschnittsnote (BAG, Az. 9 AZR 584/13). In der aktuellen Vergabepraxis wird sie jedoch von vielen Personalverantwortlichen als unterdurchschnittlich wahrgenommen, da rund 90 Prozent aller Zeugnisse „gut“ oder „sehr gut“ lauten.

Kann mein Arbeitgeber ein elektronisches Zeugnis ausstellen?

Seit dem 1. Januar 2025 ist dies möglich – allerdings nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 126a BGB. Ohne Einwilligung bleibt die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift verpflichtend.

Habe ich Anspruch auf eine Dankes- und Wunschformel am Ende des Zeugnisses?

Nein, ein genereller Rechtsanspruch darauf besteht nicht (BAG, Az. 9 AZR 227/11 und 9 AZR 146/21). In der Praxis wird das Fehlen einer solchen Formel in einem ansonsten guten Zeugnis von Personalverantwortlichen dennoch häufig als Signal für Unstimmigkeiten gelesen.

Was tue ich, wenn ich mit meinem Arbeitszeugnis nicht einverstanden bin?

Sprechen Sie zunächst das Gespräch mit der ausstellenden Stelle. Bleibt eine Einigung aus, kann die Berichtigung des Zeugnisses gerichtlich geltend gemacht werden. In diesem Fall trägt – abhängig davon, ob eine bessere oder schlechtere Bewertung angestrebt wird – entweder die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast.

10. Fazit

Ein Arbeitszeugnis ist ein rechtlich präzise geregeltes Dokument mit einer eigenen, historisch gewachsenen Sprache. Wer die Regeln kennt (die gesetzlichen Vorgaben aus § 109 GewO, die tragenden Grundsätze von Wahrheit und Wohlwollen sowie die feststehende Notenskala) kann Zeugnisse nicht nur rechtssicher ausstellen, sondern auch treffsicher lesen und einordnen. Für Personalverantwortliche empfiehlt sich dabei stets der Blick auf das Gesamtbild statt auf isolierte Formulierungen; für Mitarbeitende lohnt sich ein aufmerksamer zweiter Blick auf das eigene Zeugnis, bevor es unterschrieben zu den Akten genommen wird.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Für eine individuelle rechtliche Einschätzung Ihres Arbeitszeugnisses empfehlen wir die Beratung durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Weiterführende Links und Quellen zu vorgenannten Sachverhalten:

• § 109 GewO – Gesetze im Internet
• BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13 (Beurteilungsskala, Beweislast)
• BAG, Urteil vom 11.12.2012 – 9 AZR 227/11 (kein Anspruch auf Dankesformel)
• BAG, Urteil vom 14.10.2003 – 9 AZR 12/03 (BAGE 108, 86) – Grundsatzentscheidung zur Beweislastverteilung
• BAG, Urteil vom 16.10.2007 – 9 AZR 248/07 – Bindungswirkung des Zwischenzeugnisses
• BAG, Urteil vom 21.06.2005 – 9 AZR 352/04 – Berichtigungsanspruch als Erfüllungsanspruch
• BAG, Urteil vom 25.01.2022 – 9 AZR 146/21 – Bestätigung: kein Anspruch auf Dankes- und Wunschformel
• BAG, Urteil vom 06.06.2023 – 9 AZR 272/22 – Bindungswirkung einer einmal erteilten Schlussformel
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. I Nr. 323 – elektronische Form ab 01.01.2025

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Dieser Blog-Beitrag wurde am 03. August 2026 veröffentlicht.