Personalberater / Headhunter Details über Tätigkeit und Prozess

Wie arbeitet eine Personalberatung und der Headhunter: So sieht die Arbeit aus, Recruiting Prozess und Direct Search im Detail

Wie arbeitet ein Personalberater, was macht ein Headhunter. Das interessiert die Unternehmen, die sich bei der Besetzung offener Vakanzen mit dem Instrument externer Berater- Unterstützung befassen. Auch für Fachkräfte oder Führungskräfte, die von einem Personalberater oder Headhunter angesprochen werden, um Ihre Karriereoptionen zu prüfen, sind an Details interessiert. Die Personalberatung BOLLMANN EXECUTIVES GmbH ist ein Verfechter transparenter Arbeit. Hier einige Details und der klassische Prozess; so erkennen Sie auch die Berater- Qualität…

Bei der Rekrutierung von Fach- und Führungspositionen geht es für die Unternehmen um die optimal passende Stellenbesetzung; mit einer exzellenten Performance der Mitarbeiter/innen definiert das Unternehmen immerhin seine Wettbewerbsfähigkeit. Für Kandidaten und Mitarbeiter geht es hingegen um die berufliche Heimat; die Basis für wirtschaftlichen und emotional gefühlten Lebenswert in der Arbeitswelt. Was macht den Unterschied bei Stellenbestzungen mit einer Personalberatung, wie agiert der Headhunter im Detail. Hier ein Blick hinter die Kulissen:

Zum Unterschied zwischen Stellenausschreibung via Portal und Mitarbeitersuche mit einer Personalberatung

Während die Suche nach Mitarbeitern über ein Jobportal den Unternehmen bei klassischen Stellenausschreibungen ausschließlich akut suchende und aktuell aktive Bewerber bringt, die genau in dem Moment der Veröffentlichung der Stellenausschreibung exakt diese Tätigkeit und (je nach Suchparameter) auch genau bei diesem Unternehmen suchen, bewegt sich die Personalberatung unabhängig der derzeit suchenden Bewerber in einem deutlich erweiterten Potenzial für das Unternehmen sucht um gesamten Markt der infrage kommenden Talente und Kandidaten für die jeweilige Fach- oder Führungsaufgabe.

Der Personalberater und Headhunter recherchiert im gesamten Marktumfeld ideal geeigneter Kandidaten/Kandidatinnen (unabhängig aktiver Bewerber) die bestgeeigneten, spricht diese aktiv und diskret an, qualifiziert die persönliche und fachliche Eignung. Dabei findet er individuelle Motivationstrigger, prüft die fachliche Kompetenz, diagnostiziert die Passgenauigkeit zwischen Menschen und Aufgaben. Als Headhunter motiviert er die ideal geeigneten Kandidaten/Kandidatinnen für ein Interesse an der Aufgabe und an dem Unternehmen, erstellt ein qualifiziertes Matchprofil (Exposee), bewertet dieses und bringt die bestgeeigneten Talente mit dem Unternehmen zusammen.

Qualitätsmerkmale seriös und professionell arbeitender Personalberater

Die Qualität einer Personalberatung erkennt man unter anderem neben einer Besetzungsgarantie zu den Mandaten und im Rahmen der nachhaltigen Verantwortung auch an der Bleibegarantie durch sie platzierter Kandidaten, Transparenz im Prozess der Vorgehensweisen, kontinuierlichem Projektreporting und einer aktiven Begleitung im Onboarding- Prozess neuer Mitarbeiter. Auch stellt eine seriös arbeitende Personalberatung ihre Erfahrungskompetenz zur Verfügung, wenn es frei von Besetzungsmandaten um die Qualifizierung und Professionalisierung im Recruitment des Unternehmens geht. Von Stellschrauben und Meßgrößen für den Personalbedarf, über professsionelle Stelllenbeschreibungen und Stellenausschreibungen bis zu Recruitinginstrumenten für Stellenbesetzungen. Das braucht fachliche Expertise, menschliches Feingefühl, exzellente empathische Kompetenzen und professionelle Werkzeuge in jeder Phase des Recruitment- Prozesses. Auch stellt eine seriös arbeitende Personalberatung ihre Erfahrungskompetenz beratend zur Verfügung, wenn es (auch frei von Besetzungsmandaten) um die Qualifizierung und Professionalisiserung im Recruitment des Unternehmens geht. Von Stellschrauben und Meßgrößen für Personalbedarf, über professsionelle Stelllenbeschreibungen und Stellenausschreibungen bis zu Recruitinginstrumenten für Stellenbesetzungen.

Wie arbeitet ein Personalberater/Headhunter, wie ist der Prozess und die Vorgehensweise im Detail?

Kompakt betrachtet handelt es sich bei dem Vorgehen in der Personalberatung um 9 Phasen, im Idealfall der Besetzungsgarantie um 10 einzelne Schritte. Die Ergebnisqualität seiner Arbeit, sprich einerseits die Positionsbesetzung und anderseits die Performance der platzierten Fach- und Führungskräfte, wird durch das prozedurale Vorgehen in den folgenden Schritten definiert:

  • Briefing/Profiling
  • Research
  • Ident
  • Erstansprache
  • Interview- Phase
  • Qualifikation
  • Präsentation
  • Vorstellung
  • Placement
  • Onboarding- Begleitung

Die Phasen im Detail:

Direct Search Prozess

Briefing/Profiling:

Im Briefing der zu besetzenden Funktion/Aufgabe werden alle infrage kommenden Kompetenzfelder für die ideale Stellenbesetzung exakt beschrieben. Es geht um fachliche Qualifikationen, Handlungskompetenzen, praktischen Erfahrungen, Detailkenntnisse und deren Ausprägungen, die für die Aufgabe von Bedeutung sind. Gleichwertig ist das Profiling der erforderlichen Persönlichkeit: Auch die muss zur Marke/zum Unternehmen, zum Team und den Kollegen, zu allen relevanten Schnittstellen, und in Führungsfunktionen auch zu den Mitarbeitern der Berichtslinie, passen. In den seltensten Fällen sind die Aufgaben- und Stellenbeschreibungen der Unternehmen aktuell und konkret so definiert, dass sie eine exakte und aktuell passende Beschreibung des idealen Stelleninhabers wiedergeben. Bereits hier greift die praktische Erfahrung des Personalberaters, wenn es um die Skalierung, Gewichtung und Bewertung der vorgenannten Bereiche geht. Aus der Erfahrung zahlreicher Mandate, und im Idealfall auch aus eigener Leitungserfahrung, gibt er Impulse, von denen das Unternehmen profitiert. Hier wird der Grundstein für die Ergebnisqualität (welche Profile werden schlussendlich präsentiert) der Arbeit des Personalberaters gelegt. Ein professionell und seriös arbeitender Headhunter gibt sich niemals mit einer reinen Stellenausschreibung als Basis seiner Arbeit zufrieden, wenn diese nicht gemeinsam mit dem Unternehmen qualifiziert und klassifiziert wurde. Selbst die im Resultat daraus entstehenden Stellenbeschreibungen brauchen in der Regel eine tiefere Aufarbeitung und als Headhunter muss dieser die Passgenauigkeit, eben auch zum gesamten Umfeld einschließlich der Führungskraft der zu besetzenden Positionen kennen. Ein solches Briefing/Profiling erfolgt stets im persönlichen Gespräch und im Idealfall auch bei dem Unternehmen vor Ort, welches sucht/eine Position besetzen will. Der Personalberater muss ein derart tiefes Aufgaben- und Unternehmensverständnis entwickeln, als würde er dort selbst arbeiten. Denn eben auch die gelebte, und in der Außenwirkung wahrgenommene Unternehmenskultur spielt eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, ideal passende Menschen für das Unternehmen zu finden, passend anzusprechen und für diese Tätigkeit zu begeistern. Der Personalberater führt in einer Agenda die entscheidend beteiligten Entscheider des Unternehmens durch die relevanten Themenbereiche, protokolliert das Briefing und stimmt dieses mit allen Rollenbeteiligten ab. Nicht selten braucht es einige Stunden, bis zu einem ganzen Tag und geschieht in der Regel in Workshopatmosphäre.

Research:

Nach dem Briefing erstellt der Personalberater eine durch ihn individuell definierte Stellenausschreibung. Aufgrund er vorgenannten Intensität der Arbeit fällt diese in der Regel anders aus als die Ausschreibungen, die das Unternehmen nutzt. Diese Stellenausschreibung spiegelt er ebenfalls mit allen Rollenbeteiligten zurück, denn in nachfolgenden Schritten kommt es zu dem Moment, dass ein angesprochener, potenziell geeigneter Mitarbeiter „erste Informationen zu der Tätigkeit dokumentiert sehen“ möchte. Beim Research entwickelt der Personalberater, der nun als Headhunter agiert, gemäß dem Briefing seine (je Mandat individuelle!) Suchstrategie, in der Regel im Branchen- oder Tätigkeitsfeld der zu besetzenden Funktion. Fragestellungen für die Suchtstrategie sind dabei: In welchen Positionen, bei welchen Unternehmen, Netzwerken, Datenbanken, ggfs. in welcher Geografie gibt es die Menschen, die für die zu besetzende Aufgabe geeignet sein können. Natürlich agiert eine Personalberatung ergänzend mit einer eigenen Kandidaten- Datenbank. Ergänzt werden diese „Quellenrecherchen“ durch dezente oder offensive Aktivitäten in externen Netzwerken. Das können auch allseits bekannte sein, wie Xing, LinkedIn oder Facebook... aber eben auch branchen- oder tätigkeitsinterne Netzwerke, individuell und je nach Zielposition. Daraus ergibt sich eine Zielfirmen- und Zielpersonenliste für den nächsten Schritt:

Ident:

Beim ident (Identifikation geeigneter Ziel- Personen für die Vakanz) geht es darum, neben ersten Personendaten auch die Kontaktmöglichkeiten der Person zu ermitteln; die Menschen wollen einerseits diskret, anderseits zielgerichtet angesprochen werden. Relevante Punkte dabei sind: In welcher Abteilung ist der Mensch, über welche Kontaktdaten ist dieser wann und wie am besten zu erreichen und wie wird eine diskrete Erstansprache so formuliert, dass der Mensch vertraulich ansprechbar und bereit zu einem weiteren, intensiveren Gespräch ist. Nicht selten agiert die Personalberatung wie eine Detektei. Ggfs. wird mit „Cover- Stories“ gearbeitet, um zunächst die Kontaktdaten zu erhalten. Im Erstkontakt geht es dann darum, die Ebene für ein weiteres, ausführlicheres Gespräch zu finden.

Erstansprache:

Diskretion ist das oberste Gebot, Feingefühl das zweite. Auch wenn ein erster Kontakt in der Regel anhand beruflicher Kontaktdaten zustande kommt, gilt es die Loyalität dieses Menschen zu seinem aktuellen Job zu wahren und ihn nicht in unangenehme Situationen zu bringen, wenn im Büro oder am Arbeitsplatz auch andere Menschen Fetzen des Gespräches mitbekommen. Mit Fingerspitzengefühl und einem, auf die Situation passend sensiblem Wording wird das Gespräch dann die Freizeit, auf den Abend, frühe Morgenstunden oder am Wochenende verlegt und ein Termin dazu vereinbart. Auch wird bereits angekündigt, dass dieses erste Telefonat durchaus auch eine Stunde Zeit braucht. Kreativität, Flexibilität des Personalberaters, sowie die Kunst der richtigen Worte sind hier entscheidend.

Interview- Phase:

In einem ersten Interview geht aus ausschließlich um die Belange des Menschen, der aktiv angesprochen ist. Das wie vorgenannt vorbereitete, erste Interview erfolgt, wenn es seriös und professionell gemacht ist, ausschließlich „kandidatenzentriert“: Was sind seine beruflichen Motivationstrigger, ausgeprägte fachliche Stärken, seine mittel- und langfristigen beruflichen Vorstellungen, persönliche Merkmale. Natürlich wesentliche Punkte bezüglich der Kriterien, Gewichtungen und Erwartungen, wenn es um einen künftig/perspektivischen Stellen- oder Arbeitgeberwechsel geht. Erst dann, wenn ausschlaggebend relevante Faktoren zu der zu besetzenden Aufgabe erfüllt sind, wird konkreter über die Vakanz und dann auch gemessen an seinen Vorstellungen, gesprochen. Der Auftraggeber der Personalberatung wird bis dorthin in der Regel noch nicht genannt (es sein denn, dass ist mit diesem anders vereinbart und genehmigt worden). Hier zeigt sich die Bedeutung und die Qualität des eingangs beschriebenen Briefings: Die Motivationsparameter eines Menschen zu einem perspektivischen Jobwechsel sind so individuell wie seine Persönlichkeit und seine individuelle berufliche und persönliche Situation. Diese in Einklang mit der Stellenbesetzung der Fach- oder Führungsaufgabe einerseits zu verstehen, anderseits herauszuarbeiten und zu bewerten ist in dieser Phase entscheidend. Ist das gegeben, wird der Austausch des Stellenprofils im Gegenzug mit dem Lebenslauf, den Unterlagen und ggfs. auch Referenzen des Kandidaten/der Kandidatin vereinbart; selbstverständlich EUDSGVO- konform. Der nächste Schritt wird vereinbart: Die Qualifikationsphase.

Qualifikation:

Zunächst werden die Unterlagen des Menschen geprüft und mit den grundlegenden Erwartungen des Auftraggebers der Personalberatung abgeglichen: Passt die Ausbildung und Qualifikation, stimmen die erwarteten Tätigkeitserfahrungen überein, sind Reverenzen vorhanden, usw... Danach findet ein weiteres Interview, in der Regel persönlich, ggfs. auch virtuell statt. In diesem Qualifizierungsgespräch wird auf die konkrete Tätigkeit der zu besetzenden Fach- oder Führungsaufgabe detailliert eingegangen, auf die Erwartungshaltung an die ideale Stellenbesetzung und mit sämtlichen Kriterien und Parametern. Dabei zeigt sich die Passgenauigkeit der Persönlichkeit mit den Wünschen des Unternehmens, welche die Position/die Aufgabe zu besetzen hat. Je nach Erfordernis kann hierbei auch ein strukturiertes Diagnostikverfahren als Instrument zum Einsatz kommen. Ebenso spielen gehaltliche Parameter und Rahmenbedingungen eine Rolle und auf weitere, individuelle Fragen des Kandidaten wird detailliert und wahrheitsgetreu eingegangen. Wenn alles „passt“ wird der Auftraggeber/die Marke/das Unternehmen auf Basis gegenseitiger Diskretion benannt und weitere Schritte des gemeinsamen Vorgehens vereinbart. Der Personalberater bewertet anschließend die Passgenauigkeit des Kandidaten anhand der Kriterien, die zuvor gewichtet in dem Briefing mit seinem Auftraggeber definiert wurden und erstellt ein Kandidaten-/ bzw. Bewerberprofil.

Präsentation:

Die Top- Favoriten aus dem zuvor beschrieben Prozess werden mit dem Auftraggeber der Personalberatung besprochen und gemeinsam bewertet: Während der vorhergehenden Phasen des Mandates ergibt sich für die Personalberatung ein Kandidatenportfolio für die Position, welches je nach Position auch deutlich größer als 100 Fach- und Führungskräfte beinhalten kann. In den unterschiedlichen Stufen und Phasen resultiert der Favoritenkreis für die zu besetzende Vakanz. Diese, durch den Personalberater/Headhunter bewerteten Profile und Exposés werden in Abstimmung und mit Genehmigung dieser Kandidaten mit den Entscheidern des Auftraggebers besprochen. Gemeinsam wird erörtert, welche dieser Kandidaten zu einem Präsentationstermin mit dem Unternehmen eingeladen werden. Die Personalberatung übernimmt hierbei die Koordination und Kommunikation mit allen Beteiligten für die nächste Runde:

Vorstellung:

Bei der Vorstellung der qualifizieren und präsentierten Kandidaten/Talente ist der direkte und persönliche Austausch des Unternehmens und des potenziellen neuen Mitarbeiters im Fokus. Der Personalberater moderiert das Intro, hält sich dann zurück und überlässt den Beteiligten das Gespräch. In einem Pre-Briefing unterstützt er auf Wunsch die Rollenbeteiligten des Unternehmens in Bezug auf Qualität/Professionalität der Interviews. Vorrangig ist seine Rolle in diesem Termin die des Beobachters. In der Regel werden zwischen 3 und 5, im zuvor benannten Qualifizierungsprozess erarbeitete Kandidaten als Favoriten gemeinsam gesichtet. Nach Abschluss dieser Vorstellungsrunde steht der Personalberater dem Unternehmen zur Seite, wenn es darum geht, die Eignungsbewertung der Kandidaten im Abgleich zum Suchprofil/dem Briefing mit den Entscheidungsträgern des Unternehmens zu finalisieren, damit die fachlich und persönlich am besten geeigneten Bewerber definiert werden. Auch begleitet er weitere Schritte; übernimmt das Kandidatenmanagement der Bewerber, die nicht weiter im Prozess sind; gibt diesen eine Rückmeldung mit einer annahmeverträglichen und respektvollen Absage. Gegebenenfalls sind diese zu einem späteren Zeitpunkt für das Unternehmen interessant. Auch begleitet er den/die Favoriten und das Unternehmen im Verhandlungsprozess für einen Anstellungsverhältnis bei dem Unternehmen:

Placement:

Auch wenn die finale Vertragsverhandlung im Ergebnis die Verantwortung des neuen Mitarbeiters und des Unternehmens ist, agiert die Personalberatung begleitend/moderierend und steht beiden Parteien als beratende Institution zur Seite. Der Headhunter übernimmt keine vertragsrechtliche Beratung im formaljuristischen Sinn, doch begleitet er bei relevanten Fragestellungen moderierend auf Empfehlungsbasis, damit mit dem/der neuen Mitarbeiter/in einen Arbeitsvertrag erfolgreich abgeschlossen wird. Klassische Personalberater/Headhunter sehen hier das Ende Ihres Engagements. Formell betrachtet ist das vereinbarte Arbeitsergebnis der Personalberatung erreicht. Unter dem Aspekt nachhaltiger Verantwortung sollte der Prozess hier jedoch keinesfalls enden. Insbesondere in Verbindung mit der Bleibegarantie erfolgt eine, mindestens für die Dauer der Probezeit, kontinuierliche Nachbetreuung, die deutlich weiter geht als ein After- Sales- Telefonat und in eine Onboarding- Begleitung mündet.

Pre- und Onboarding- Begleitung:

Nach Abschluss des Arbeitsvertrages bis zum Beginn der Einarbeitung können, je nach Kündigungsfrist des neuen Mitarbeiters bei seinem alten Arbeitgeber, mehrere Monate vergehen. In dieser Zeit können sich seitens des Unternehmens und auch seitens des neuen Mitarbeiters Themen ergeben, die zuvor nicht absehbar waren. Der Personalberater stellt durch kontinuierliche Kommunikation und als Bindeglied nicht nur den Arbeitsantritt der neuen Fach- und Führungskraft sicher. Er stimmt beide Parteien auch auf das Onboarding ein, prüft die Startvoraussetzungen im Unternehmen, hinterfragt den Einarbeitungsplan und das Onboarding- Konzept des Unternehmens. Während der Startphase und in der Einarbeitung bleibt die Personalberatung mit allen Beteiligten in Kontakt und im kontinuierlichen Austausch. Werden die gegenseitigen Erwartungen/Wünsche/Vorstellungen erfüllt, ergeben sich ggfs. Sensibilitäten, die, rechtzeitig erkannt, professionell gemanagt werden können, erfolgen regelmäßige Feedback- und Bewertungsgespräche während der Einarbeitung, fühlen sich alle Beteiligten nachhaltig zufrieden miteinander und wie entwickelt sich die Performance der neuen Fach- oder Führungskraft sind wesentliche Fragestellungen dabei. Ist der Personalberater/Headhunter darüber hinaus auch zertifizierter Coach kann er operativ unterstützen, denn eine nachhaltig gute Performance des neuen Mitarbeiters liegt in seinem Interesse und begründet sein Renommee im Unternehmen und in der Branche.

Weitere nützliche Links der Personalberatung BOLLMANN EXECUTIVES GmbH:

Bei Fragen oder weitergehendem Interesse an zusätzlichen Details, senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Interesse und wir reagieren umgehend: info@bollmann-executives.de

Alexander Bollmann
Gesellschafter & Geschäftsführer/ Management-Berater

Dieser Eintrag im Wissens-Bereich wurde am 14. Mai 2021 veröffentlicht.